未払いの請求書に内容証明は有効なの？
請求書を送っても、相手先に支払ってもらえず、支払督促をしてもダメという場合には、内容証明を送るケースがあります。郵便局で形式の決まった書留郵便で公文書として届ける書面になりますが、内容証明とはどのようなものなのでしょうか。
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内容証明とは？未払いに対する効力は？
内容証明とは、「誰が」「いつ」「どのような」内容の文章の手紙を、「誰に」発信して、相手が「いつ」受けとったかを、日本郵便が証明してくれるサービスです。内容証明郵便とも呼ばれます。ただし、内容証明は手紙の一種とはいいながら、厳格な形式や手続きのために、いかにも権威があるように受け取られます。
よって、内容証明を受け取った側には心理的圧迫、事実上の強制の効果があります。内容証明を差し出した側の真剣さが伝わり、訴訟の場においても強い証拠価値を持っています。未払いの相手方への請求額の支払い要求や警告などをする場合には内容証明は有効です。
また内容証明書による請求書の送付は、民法上の時効中断事由の1つである「催告」にあたり、時効期間、すなわち請求書の有効期限を6ヶ月延長することができます。
未払いに対して内容証明が必要になる場面
請求しても入金してくれない、貸し倒れの危険のある相手先に対して、内容証明書で解決できないかと考えるのは順当なやり方です。
請求書未達などの不備がないことが確認できているにも関わらず、請求書の期日までに入金がない場合には、まずはメール・電話連絡や話し合いの場を設けて回収方法を相談するなどして対応します。それでも話し合いが進まなければ、請求書の未回収の事実を証明するために、内容証明を郵送して対応します。
請求書の未払いの対応の流れについて、詳しくはこちらの記事で解説しています。
未払いに対する内容証明の文例
内容証明は証拠書類として利用できる反面、一度送った後では訂正することができません。請求内容の記載のみで、写真や他の資料の同封もできず、1枚の用紙に書ける文字数は520文字以内の制限があります。この文字数の制限内であれば、縦書き横書きどちらでも構いません。複数ページになった場合は各ページに割り印すれば構いません。
タイトルは「通知書」と記載します。主文は、当初の請求日の記載と商品の内容、金額、当初の支払期限を明確に記載します。「その後、再三請求にもかかわらず、内容証明書の作成日現在でも未だ請求金額の支払いがなされていない」と強い口調で記載します。その後に、「本書面、到達後7日以内に金○○円をお支払くださいますよう」と、期限を決めて記載します。「この期日以内に支払いなき場合は、遺憾ながら法的措置を取らせていただきます」という強い文言も必要です。
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未払いの請求がある場合、相手に内容証明を送ることで心理的な圧迫を与えることができます。特に弁護士からの内容証明は効果絶大です。内容証明を出した後に倒産手続きに入った会社も多々ありますから、とどめを刺すような意味合いもあります。ただし、相手に資力があって、単にとぼけているといった場合には、内容証明を送ることで関係悪化になる可能性もありますから、今後もビジネスを継続させたい相手に送る際には送るべきか否かをじっくり考えましょう。
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