請求書の「鏡（かがみ）」とは、請求書に同封する送付状のことで、「鑑」や「鏡文」、「頭紙」ともいいます。
では、この請求書の鏡にはどのような役割があり、なぜ必要なのでしょうか。本記事では、鏡に関する基礎知識や記載すべき情報などについてお伝えします。

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請求書の「鏡（かがみ）」にはどんな役割がある？

請求書の鏡について、必要がないと感じている方も最近は少なくないかもしれません。しかし、請求書の鏡には、以下の2つの面で重要な役割があります。

ビジネスマナー

請求書の鏡は、相手先に対して敬意や感謝を表現できる場であり、良好な関係を維持するうえで重要な役割を果たします。
また、丁寧で正しい鏡の文章は、貴社の印象をよりよいものとしてくれる働きもあります。
特に日本のビジネス文化においては、礼儀が重視されてきた面があります。長らく根付いてきたビジネスマナーとして疎かにしないことが望ましいでしょう。

取引概要の伝達

請求書の鏡は、今回の取引内容について、その概要を分かりやすく伝える役割も果たします。
例えば、本体の請求書のみを送付した場合、情報量が多いために、振込金額を間違えてしまったり、双方の認識に食い違いが生じたりする場合があります。
しかし、要点を抜き出して書かれた請求書の鏡があることで、そうしたミスや揉め事の発生を防ぐことができます。
相手先からみても、詳細を読み込まずとも一目で取引概要のわかる請求書の鏡はありがたい書類といえるでしょう。

請求書の鏡に記載すべき基本情報

では、そんな請求書の鏡には、どんな記載事項が必要なのか、みていきましょう。
基本的な必須項目は、一般的な送付状と同じになりますが、請求書に添付するものとしての要素が加わります。

日付

日付は作成日ではなく発送日となります。文書管理番号を管理している場合には、日付の上段に記載するといいでしょう。一般的には西暦表示の方が主流のようです。

宛先

請求書を送る取引先名、相手の部署名、担当者名を記載します。
社名は、㈱などの省略はせずに株式会社とし、役職名は氏名の前に記載します。敬称については、「殿」や「様」などがありますが、「様」を使うのが一般的です。相手先への失礼にあたるため、間違いのないように記載しましょう。

自社の情報

会社名、所在地、連絡先、所属部署名、担当者名などを記載します。
社名は正式名称を記載し、略称は避けましょう。所在地は、登記上の本社所在地を使用するのが一般的ですが、実際の営業所や事務所の住所を記載するケースもあります。連絡先は、電話番号やFAX番号のほか、メールアドレスを含めることが多くなっています。所蔵部署名と担当者名は、取引先が問い合わせをする際の窓口となる人物の名前と役職を記載しましょう。
そのほか、法人格の場合は、13桁の法人番号を記載することも最近は推奨されています。これは取引の正当性や信頼性を示す一つの要素となります。

タイトル

タイトルは、請求書であることが分かるように記載します。ただし、「請求書について」のみだと、何に対する請求なのかが判別できないため、何月のどの案件についてなのか、取引内容がわかるような書き方にしましょう。

前文

前文では、「拝啓」や「謹啓」などの頭語を用いて、相手への敬意を示します。
「拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます」などの形式が一般的です。
季節の挨拶については、ビジネスレターにおいては記載しない形でも問題ありません。

主文

続いて主文では、請求書を送付する目的や請求金額、支払期限などを明記します。具体的には、以下のような形です。
「このたび、令和○○年○○月○○日付でご注文いただきました商品は、○○月○○日に納品いたしました。商品代金は別紙のとおり、合計○○円でございます。
つきましては、ご確認のうえ、○○月○○日までに、下記の口座にお振り込み下さい。なお、振込手数料は貴社のご負担でお願い申し上げます」
請求書の鏡で記載する代金は、合計金額を示し、詳細は上記のように請求書本体に記載されることを示唆します。
また、支払方法について、特に指定の支払方法がある場合は、ここで明確に示すことも大切です。

末文

最後に、締めの末文を入れます。「何卒よろしくお願い申し上げます」などの丁寧な表現を使用します。

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請求書の鏡は、請求書本体として扱う担当者もいるほど、必要な情報が網羅されている書類です。相手先が必要な時期に正確な金額を振り込みしやすいように記載することが重要です。分かりやすい「鏡」の活用によって請求金額がトラブルなく回収ができるように工夫しましょう。