近年は、請求書とは別に請求明細書を発行している企業もありますが、それぞれの書類がどのような機能を持つのか詳しく知らない方もいるのではないでしょうか？
そこでこの記事では、請求明細書に記載する情報、請求書と請求明細書の違い、請求明細書を作成することで得られるメリットを解説します。請求明細書を作成するうえでの注意点や効率化する手段もご紹介していますので、請求明細書を効率的に作成したい方は、ぜひご一読ください。

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請求明細書とは

支払金額の内訳を記載した書類が請求明細書です。経費申請や取引先に対する支払請求に用いるほか、給与明細や株式の配当金などにも請求明細書は用いられることがあります。

合計金額と内訳をまとめて記載したり、内訳のみを記載したりするなど、発行元の企業ごとに内容に差異はありますが、掲載しておくべき項目はある程度決まっています。ここでは、請求明細書を作成する際の記載事項に関して紹介します。

請求明細書の記載事項

新しく請求明細書を作成する場合、取引対象になった製品やサービスの名称・単価・取引数・課税額・総合計金額が掲載する一般的な項目です。

なお、製品やサービスの本体価格と税額は各々分けて表記することをおすすめします。これは、会計上は税込価格が記載されていれば問題はありませんが、本体価格と税額を分けて表記することで、支払額に関するトラブルを予防する効果が見込めるためです。

請求書と請求明細書の違い

請求書と請求明細書は、取引における重要な文書ですが、その役割と内容に違いがあります。請求書は主に支払を求めるための文書で、総額や支払期日、取引先情報などの概要的な情報を含みます。一方、請求明細書は支払金額の内訳を記載した書類です。

請求書は特にインボイス制度導入後、法的に必要な文書となりますが、請求明細書には法的な発行義務はありません。請求書が全ての取引で使用されるのに対して、請求明細書は取引の複雑さや取引先の要望に応じて使用されることが多いです。

請求明細書を発行する場合、原則、そのタイミングは請求書と同時になります。これには取引先が請求内容の確認をスムーズに行えるとともに、先方の二重計上といったミスを低減させるメリットがあります。また、発行した企業側にとっても、支払期日までに滞りなく代金を回収しやすいというメリットがあります。

請求書に明細を記載するメリット

請求書の書き方に公的な規定はなく、明細が記載されていなくても、また総合計金額が表記されている請求書だけでも取引があったことを証明する書類として扱えます。しかし、実際に取引を行う場合には、請求書に総合計金額と明細を併せて記載するケースが多いようです。請求書に明細を記載することは、実務的にどういったメリットがあるかを見ていきましょう。

請求を円滑に行える

総合計金額のみを記載した請求書と比較して、明細が併せて記載された請求明細書があれば購入した製品に対して支払金額が合っているか、発注した通りの製品が用意されたかを一目で確認できます。

もし誤りがあった場合でも、どの商品の数または金額が誤っているかが明白なので、訂正作業をスムーズに行うことが可能です。

また、業務に係る経費を請求する場合も、合計金額と明細が併せて記載された請求明細書であれば、請求内容が業務上の経費に該当することの証明が容易になります。

過去の取引内容を詳細に精査できる

総合計金額と明細を記載した請求書は、過去の取引内容を精査する際に役立つ資料になります。請求書や見積書などの証憑書類は、法人なら7年、個人事業主なら5～7年は保存するように法律で義務付けられている書類です。過去の取引記録を再確認する際に、明細が記載されている請求書の写しがあると、遡って取引履歴を確認する際も請求書だけを探せばよく、業務も効率的に行えます。

一方、請求書に明細が載っていないと、請求明細を別途探さなければならない、販売管理または仕入れデータと突き合わせる必要があるなど、確認作業に時間がかかってしまいます。

取引先との情報共有の記録になる

明細と総合計金額を併せて記載した請求書は、取引内容を正確に記録した書類として、取引先と自社との間で共有できる資料としての役割も持ちます。請求書には法的効力はありませんが、自社と取引先との間で取引を実施したという事実を証明、共有できる資料として役立ちます。

請求書上で納品物や請求金額を確認できるので、支払関係のトラブルを防ぐ方法としても、請求書に明細を記載することは有効な方法なのです。

請求明細書を作成する際の注意点

ここまでご紹介してきた通り、取引内容を証明する方法として請求明細書は重要な役割を持った書類です。したがって、取引先から請求明細書の作成を依頼された場合は、記載する項目や締日の決め方には十分に注意を払う必要があります。ここでは、請求明細書を作成するうえで行うべきこと、知っておきたいことについて解説します。

取引内容を正確・詳細に記録する必要がある

取引内容を証明する資料として機能させるには、取引した製品の種類や個数などの内訳、消費税、総合計金額などを、正確かつできるだけ詳細に記録する必要があります。請求明細書の様式に公的な規定はありませんが、誰が見ても分かりやすく記載することを心掛けましょう。

また、イレギュラーな対応が発生した案件に関しては、その旨を備考欄に記載しておくことで直接案件に携わっていない担当者であっても適切に処理が可能となり、確認のための問い合わせのやり取りを減らすことができます。

取引の頻度によって管理方法が異なる場合がある

取引先によって取引を行う頻度が大きく異なる場合、請求書の管理方法を変えることで業務効率が向上するケースがあります。

毎月複数回の取引を行う場合、締日までの取引内容を1通の書類にまとめる「一括請求」で管理する手法が効率的です。1回の書類手続きでまとめて支払処理を行えるので、取引頻度が高い相手であるほど「一括請求」は効率的な管理方法になります。

複数回の取引内容をまとめて請求する際には、総合計金額が記された請求書と、内訳が記された請求明細書の計2枚を発行しておくと、経理部門には請求書、仕入部門には請求明細書といった具合に各部門で書類を管理することができます。

毎月1回、あるいは不定期に取引を行う場合、取引1回ごとに請求明細書を1通発行する「都度請求」で管理する手法が効率的です。なお、「都度請求」は締日を決める必要がないので、任意のタイミングで支払日を確定できるというメリットがあります。

請求明細書をメールで送付する場合

近年は請求明細書を電子メールで発行、送付する企業が増えつつあります。メールで請求明細書を発行することは、送信者と受信者が双方とも同意していれば法的に問題ありません。業務のオンライン化の波が拡大していることや、人手不足から業務効率の向上が企業に求められていることからも、請求書および明細書を電子化する企業は今後も増加していくと考えられるでしょう。

ここからは請求明細書をメールで作成、送付する場合に気を付けるべきことを紹介していきます。

取引内先に事前に了承を得る

メールで請求明細書を送付する場合、請求明細書をメールで作成、送付することを取引先の担当者へ事前に提案して同意を得ておく必要があります。請求明細書を電子化する、電子化によって仕事の進め方が変化することがあるなどの説明を自社と取引先の間で正しく共有することが、トラブルを防ぐうえで大切なことです。

請求明細書をメールで送付する提案を行う際には、口頭による伝達のみではなく、取り決め内容を記載した文書を用意することをおすすめします。口頭伝達のみだと取引先との間で認識の相違が生じやすく、後にトラブルが発生するリスクも大きくなります。また、請求明細書の原本を送付するかどうかも併せて書面に明記しておくことで、請求明細書のやり取りに関するトラブルを防ぐことができます。

押印形式の確認をする

請求明細書をメールで送付する場合、印鑑を直接押印するか、電子化した印鑑を利用するかどうかは、取引先から最初に確認を取る必要があります。印鑑を電子化する際には、印影を画像データとしてパソコンに取り込む、あるいは電子印鑑サービスを利用する方法があります。

印影を画像データにする方法は手軽に行えますが、簡単に複製できることから、社外文書へ使用することはおすすめできない方法です。そのため、外部の取引先に向けた請求明細書を作成する場合は、改ざん防止策として電子署名やタイムスタンプなどを用いてセキュリティ対策が施された電子印鑑サービスを利用するのが適しています。

ただし、会社の規定や考え方として、ビジネス上の紙媒体に直接押印することを重視している企業も珍しくありません。場合によっては請求明細書の原本を送付するように依頼されることもあります。

このため、請求明細書への押印をデジタル、アナログのどちらで実施するかは、請求明細書のメール化を検討する段階で事前に取引先に確認を取っておくことをおすすめします。

PDF化して送付する

会社の印鑑を直接押したうえで請求明細書をメールで送付したい場合、スキャナーを用いて紙媒体の請求明細書をパソコンへ取り込み、PDFファイルへ変換します。通常の文書や表計算ファイルと比較してPDFファイルはセキュリティ面が優れていることから、ビジネス向けの請求明細書を作成する場合はPDF形式を用いることが一般的です。また、請求書に角印（会社印）や個人印などを押印できることもPDFファイルを用いるメリットであり、偽造や請求項目の改ざんなどが起こるリスクを最小限に抑えられます。

なお、請求明細書をPDF形式で受取り、データで保存する場合は、電子帳簿保存法に即した形式で保存する必要があります。データ形式での保存に際しては、事前に税務署長の承認を受け、データが改ざんできないように「真実性の確保」やデータ上でも明瞭さを保つ「可視性の確保」、システム関連書類の用意といった一定の保存要件を満たしていることが条件です。なお、税務署への届け出は電子データによる保存へ変更する３ヶ月前に申請し、承認を受ける必要があるため注意が必要です。

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