納品書と請求書の違いってなに?
商品をお客様へ納品した際に提出するものには、納品書・請求書などさまざまなものがあります。今回は混同されがちな納品書と請求書の違い・それぞれの書類が持つ役割、発行される目的などを解説していきます。
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納品書と請求書の違い
納品書と請求書の違いは、納品書が「納品した商品やサービスの種類・数量・納品日に関する明細を通知する書類」であるのに対し、請求書は「商品やサービスを提供した際に、対価として金銭の支払いを請求するための書類」であることです。
納品書の目的としては、納品物と一緒に送ることで、どの発注に対する納品物か、数量に誤りがないかなどを受け取り側がすぐに把握することができる点にあります。一方、請求書の目的としては、取引先の支払忘れ防止や、何に対する代金をいつ請求したかの証明などが挙げられます。
また、一般的に納品書と請求書の発行が月に一度だけの場合には複写で請求書と納品書のひな型を作成し、タイトル部分を「請求書」「納品書」と変える形であわせて作ることも可能です。一方、1ヶ月の中で同じ会社と複数回の取引があった場合には、納品書は納品する都度の発行とし、請求書は月締め合計して1枚の請求金額となることが一般的です。
なお、税務書類である請求書には原則7年間の、証憑書類である納品書にはおおむね7年間の保管期間が定められています。そのため自社が受け取った請求書の原本はもちろん、自社が発行し取引先へ送付したものについてもコピーをするなど、保管期間への対処が必要です。
請求書・納品書に記載する情報
ここでは「請求書・納品書に共通して記載する情報」「請求書特有の記載情報」「納品書特有の記載情報」の3点に分けてご紹介します。
請求書・納品書に共通して記載する情報
請求書・納品書に共通して記載する情報には、以下のようなものがあります。
・受領者の氏名又は名称
請求書も納品書も、ともに取引先へ送付するなどして取引内容の確認や入金管理に使用する書類です。そのため「受領者の氏名又は名称」を記載することは非常に重要です。「御中」「様」などの敬称を用い、取引先の正式名称を記載しましょう。
・発行者の氏名又は名称
「受領者の氏名又は名称」と同様に、「発行者の氏名又は名称」に関する情報もしっかりと明記しましょう。通常のビジネス文書と同じく、「受領者の氏名又は名称」の対になる位置に会社名・個人名・事業で使用している屋号などの名称を記載します。他には住所・電話番号・メールアドレスを記載するとトラブルが発生した場合に連絡が取りやすくなります。
・管理番号
取引のたびに発生する請求書・納品書といった書類ですが、これらは社内で管理する必要があります。膨大な枚数の書類をより管理しやすくするため、それぞれに管理番号を記載しておきましょう。
年度を跨いでも整理や見直しがしやすいよう、たとえば「20170401-0001」のように、取引年月日と合わせた連番にすると後から確認がしやすくなります。
・発行日
発行日もまた請求書・納品書に共通で記載する情報ですが、それぞれで日付の決め方は異なります。
請求書の発行日は「請求書を発行した日付」です。商品納入やサービス提供が完了した日を記載する都度方式と取引先の締め日に合わせる掛売り方式があります。単純に請求書の作成日や印刷した日に設定するのではない点に注意が必要となります。必ず事前に取引先に確認をしておくようにしましょう。
対して、納品書の発行日は「商品の出荷日」となります。このように出荷日を納品書に記載する理由は、郵送や配送を行う場合に到着日の正確な把握が難しくなるためです。また、納品書の発行日を商品の出荷日に設定することで、業者の遅延・個人宛であれば届け先のお客様が不在で納品できないといったケースにも迅速に対応できます。
請求書特有の記載情報
請求書特有の記載情報には「税率ごとに区分して合計した対価の額」と「支払期限」があります。ここでは、この2点についてご紹介します。
・税率ごとに区分して合計した対価の額
取引金額の合計を記載します。軽減税率(8%)の対象品目がある場合には、標準税率(10%)と軽減税率に分けて合計した請求額も併記する必要があります。
・支払期限
事前に取引先に確認して決めた請求額の支払期限を記載します。トラブルを防ぐためにも書面に明記しておくことを推奨します。請求書には、「○年〇月○日」と具体的な日付で支払期限を記載します。
納品書特有の記載情報
納品書特有の記載情報には「取引内容」「備考欄」などがあります。ここでは、この2点についてご紹介します。
・取引内容
納品内容の部分には、大きく分けて品目名・単価・個数・合計といった情報を記載します。
品目名の欄では提供する商品名をそれぞれ記載します。この際、取引先にとってどの品目が該当商品であるかが分かりやすい表現で記載するとより丁寧です。たとえば、「社内で使用されている商品コードや品番ではなく、商品名を記載する」といった具合です。
次に記載する単価・数量欄では、品目ごとに一個あたりの価格と数量を記載します。ただし単価の記載が難しい品目のケースでは、単価欄は空欄であっても問題ありません。個数欄も単価と同様、具体的に数量を記載するのが難しい場合では「一式」といった形で記載しましょう。
合計欄には品目ごとの合計金額を記載していきます。単価を空欄としているものがある際には、その品目を提供する合計金額のみを記載しても問題ありません。
・備考欄
備考欄はたとえばフォーマットとして「発行日」の欄がないケースで、取引先から納品日の記載を求められた際に特記事項としてこの備考欄に納品日を記載する、といった使い方が可能です。
そのほかにも担当者からのコメントなど、情報共有を行いたい際にもある程度自由に記載ができ、取引先それぞれに合わせた柔軟な応対をするためのスペースとなっています。
納品書兼請求書について
自社から取引先へ発行される書類のなかで代表的なものは見積書・納品書・請求書・領収書の4つです。この4つのなかでも納品書・請求書は「納品書兼請求書」とまとめることもできます。
ここでは、この納品書兼請求書について解説します。
主な使い方
「納品書兼請求書」はその名の通り納品書・請求書の両方を兼ねる書類です。この2つの書類を分けて送付する必要のない取引で使用されます。
例えば物品ではなくサービスを商品とした取引の場合には、納品と請求が同じタイミングで行われることも多いため、こうして1つの様式にまとめてしまうことも可能です。
メリット
納品書兼請求書のメリットは「書類を1枚で完結することができる」点です。納品・請求をこの1枚で行い、コストや手間を省くことができます。スピードを持って納品・請求の手続きを行うことが可能なメリットから、多くの業種で利用されています。
請求書と納品書、両方とも必要?
納品書は受領した商品が、請求書は請求金額がそれぞれ合致しているかの確認をするために必要な書類です。納品書は請求書が届くまで保管しておき、請求金額と一致しているか、商品に誤りがないか確認する際に役立ちます。
支払いを行う前には納品書・請求書の内容が一致しているかを確認することで、人的ミスによる未入金などを防ぐことができるでしょう。
納品書・請求書は、会計業務としてもそれぞれ必要な書類で保管義務があります。請求書は納品書発行後、取引が完了し後は記載された金額を回収するだけという段階で発行するものです。請求書が届いたら期日ごとにファイリングし、決まった日に振込をするなど適切に処理をするようにしましょう。
ファイリングする際は、「請求月別」にすればファイリングが容易になり、また月トータルの数字が把握しやすい一方で、特定の取引先の検索が難しくなるという難点があります。
一方、「取引先別」だと取引先ごとの数字が把握しやすくなる反面、月トータルの数字を知るのに時間がかかることは避けられないでしょう。さらに、取引先が増えるごとに新たなファイルの作成が必要になるので管理が煩雑になる傾向があります。
また、納品書は商品の内容を確認することには役立ちますが、請求書とは異なり税務書類というわけでもないため、保管の重要性が低く感じる書類です。しかし、例えば決算ギリギリのタイミングで備品の購入などが行われた場合、納品書の日付をもって会計上の確定日付を判断できる、対外的な確認書類として非常に重要な書類です。電化製品などはお店のレジで支払いをして後から発送されるため、納品書の日付が計上時に重要になります。こうした場合には納品書で引き渡しの日を確認し、納品書の日付によって会計上の確定日付とします。
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