請求書はこれまで紙の原本を郵送して送付・受領されることが一般的でしたが、昨今の法改正などの影響によって請求書の電子化が加速しています。
しかし、その一方で、「電子請求書を受け取った場合、請求書原本の保存方法はどうすればいいの？」「紙の請求書を原本として受け取った際、PDFなどに電子化してもいい？」など、新たな疑問も生まれていることと思います。

そこで今回は、上記のポイントについて徹底解説していきます。

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請求書の原本は必要（保存義務がある）

請求書の原本は、法律上でその必要性が定められており、保存義務があります。証憑書類に当たるため、所得税法や消費税法、法人税法などで一定期間保存することが定められており、会社の判断で勝手に破棄することは認められていません。

ただし、近年は電子帳簿保存法の改正により、紙で受領した請求書等についても、スキャナやスマートフォンで読み取り、同法のスキャナ保存要件を満たして電子データとして保存すれば、紙の原本は保管不要（廃棄可）となります。

請求書原本の保存方法

では次に、請求書原本を受領した場合の保存方法にも触れておきましょう。
請求書の保存方法は、大きく「紙媒体での保存」と「PDF等の電子データでの保存」の2種類があります。

紙媒体での保存

ペーパーレス化やIT化が進んだ近年でも、印刷した請求書を郵送してやりとりしている企業は少なくありません。紙で受領した請求書は、現在も紙媒体のまま保存可能です。
ただし、紙媒体で請求書を保存するのは、以下のようなデメリットがあるため注意が必要です。

・手動での振り分けによるミスのリスク
・経年劣化による破損や紛失の可能性
・保存するスペースの占有
・検索性が悪く、探しにくい

特に課題なのが、保存するスペースの占有問題でしょう。企業によっては専用倉庫を借りなくてはいけなくなることもあるため、管理の手間やコストがかかってしまいます。

また、電子データで受領した請求書原本については、原則として電子データのまま保存する必要があります（紙に出力して保存するだけでは要件を満たしません）。

PDF等の電子データでの保存

紙で受領した請求書は、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」における重要書類要件を満たせば、PDF等の電子データで保存することが可能です。
紙の請求書をスキャナーなどで読み取るほか、デジカメやスマホで撮影したデータを保存することも認められています。

特に近年は「管理しやすい」「スペースを取らない」と、紙媒体から電子データによる保存に切り替える企業や個人事業主が増えてきています。
ハードディスクやCD、DVD、クラウドサーバなどで管理できるため、とにかく省スペースで検索性が高い点が大きなメリットです。

また、電子データで受領した請求書原本は、原則として電子データのまま保存する必要があります（紙に出力して保存するだけでは要件を満たしません）。その際は、真実性や可視性を確保するために電子帳簿保存法の「適用要件」を満たす必要があります。
詳細は国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」をご確認ください。

なお、当社の「請求管理ロボ」は、定期アップデートでインボイス制度・電子帳簿保存法などの法改正に自動対応しております。
適格請求書の発行・保存や、電子帳簿保存法（電子取引データ保存等）の要件に沿った請求書の管理が可能です。

PDF等に電子化した請求書原本を送付する際の注意点

では、実際にPDF等に電子化した請求書原本を送付するにあたって、どのようなことに気をつける必要があるでしょうか。ここでは、主な注意点を3つご紹介します。

別途原本が必要かを確認する

法改正によりPDF等に電子化した請求書原本の送付は認められていますが、紙の請求書がなくなったわけではありません。紙で受領した請求書の場合には、原本を紙で保存することが認められています。
そのため、取引先から紙の請求書原本の提出を求められるケースもあります。こうした際には、紙の請求書原本の発行に対応する必要があるため、PDF等の電子データとは別に原本が必要かどうかをあらかじめ取引先に確認しましょう。

押印の必要性と形式を確認する

PDF等に電子化した請求書原本で問題となるのが印鑑の取り扱いです。

紙・電子データに関わらず、押印なしの請求書は有効です。請求書は法的な発行義務がある書類ではないので、押印も必須ではありません。ただし取引の証拠書類としては、押印があったほうが有効性が高まるため、相手方の社内ルールによっては押印がないと正式な請求書として受理されないこともあり得ます。

こうしたことから、実務ではPDF化する際に請求書の原本に電子印鑑を押印したり、印影の画像を貼り付けたりする手法が採られることが多くなっています。

押印の有無や形式は取引先によって異なるため、忘れずに確認しましょう。

改ざんしにくいフォーマットを用いる

編集が可能な状態の請求書データは、数量や単価などを容易に修正できてしまい、のちのちトラブルにつながる可能性があります。

最近ではPDFの改ざんも技術的に可能になってきています。PDFのセキュリティを高めるためには、パスワードを設定して編集を制限したり、電子署名を付与したりする方法があります。これにより、改ざんのリスクを低減できます。

紙の請求書原本を電子データで保存する際の注意点

紙の請求書原本を電子データで保存する際の注意点を3つをご紹介します。

請求書原本の保存期間

請求書原本の保存期間は、事業者の区分・状況によって以下のとおり異なります。

起算日について
・個人事業主の場合：確定申告書の提出期限（通常毎年3月15日）の翌日から起算します。
・法人の場合：各事業年度の確定申告書の提出期限（事業年度終了日の翌日から2か月後）の翌日から起算します。
・適格請求書（インボイス）の場合：課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日から起算します。通常の請求書とは起算日の計算方法が異なるため注意が必要です。

消費税の課税事業者またはインボイス発行事業者に該当するBtoB事業者の多くには、実質的に7年間の保存が求められます。
また、会社法上の観点や税務リスクへの備えから、社内規程で10年保存を定めている企業も多くあります。
自社の状況と最新の法令を確認したうえで運用しましょう。

社内規定の整備

電子帳簿保存法の2021年改正により、スキャナ保存において従来求められていた「適正事務処理要件（相互けん制・定期的な監査の実施・再発防止策の整備など）」は廃止されました。

とはいえ、廃止されたのはあくまで法律上の要件としての適正事務処理要件であり、データの改ざん防止や正確な事務処理のために、社内の運用ルールを文書化・整備しておくことは引き続き重要です。

具体的には、「いつ・誰がスキャンを行うのか」「スキャン後の紙原本はいつ廃棄するのか」といったルールを定め、社内規程として整備しておくとよいでしょう。

また、スキャナ保存を行うシステムには、タイムスタンプの付与や訂正削除履歴の保存機能などが求められます。
国税庁HPでは、電子帳簿保存法に対応した事務処理規程の例などを「参考資料（各種規程等のサンプル）」で公開しているため、参考にしてください。
自社の事業規模や経営環境などを踏まえて、無理のない運用ルールを策定しましょう。

トラブル対応の方法策定

請求書原本を電子データで保存するために導入したシステムによって、トラブルが発生することもあり得ます。そのため、当該システムとは別にデータのバックアップを取っておくことはもちろん、サーバー障害やセキュリティ障害、あるいは自然災害による停電などが起きた時の復旧に向けた手順を確立しておくことが大切です。

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