請求書はこれまで紙の原本を郵送して送付・受領されることが一般的でしたが、昨今の法改正などの影響によって請求書の電子化が加速しています。
しかし、その一方で、「電子請求書を受け取った場合、原本としてどう保存すればいいの？」「紙の請求書を原本として受け取った際、電子化してもいい？」など、新たな疑問も生まれていることと思います。

そこで今回は、請求書に原本は必要なのか、請求書原本はどのように保存すればいいのか、請求書原本を電子化する場合にはどうしたらいいのかなど、ポイントを徹底解説していきます。

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請求書の原本には保存義務がある

請求書は、企業間で実際に取引が行われたことを証明するもので、証憑書類（しょうひょうしょるい）と呼ばれます。証憑書類は所得税法や消費税法、法人税法などで一定期間保存することが定められており、会社の判断で勝手に破棄することは認められていません。
また、請求書については、税制上の規定により原本を保存しておくことが定められています。コピーや写しだと、請求書の偽造や不正会計が起きてしまうリスクがあるため、原則受け取った請求書の原本を保存するようにしてください。

ただし、近年は請求書電子化の促進や業務効率化などの目的もあり、紙で受領した請求書であっても電子帳簿保存法の要件を満たせば電子データとして保存することが認められるようになりました。また、その場合には、紙の請求書原本を破棄できることになりました。

請求書原本の電子化に関係する法律

では、次に請求書原本の電子保存に関係する2つの法律を見ていきましょう。

PDFの請求書は法的に認められている

電子帳簿保存法は、紙による帳簿付けが当たり前だった文書管理業務の負担軽減を図る趣旨で1998年に施行されたものです。しかし、この法律が射程に入れるのは最初から「電子的に」作成された文書に限られていました。したがって、紙で受け取った請求書については電子化できず、引き続き原本のまま保存することが必要とされました。

この状況を変えたのが、2005年に施行されたe-文書法です。電子帳簿保存法が国税関係書類のみを対象とするのに対して、e-文書法は文書・書類に関する多くの法律全般に対し「文書全般の電子化を容認するために」横断的に制定された法律です。このe-文書法の施行を受けて電子帳簿保存法が改正され、特定の要件を満たせば紙で保存していた文書・書類をスキャンして電子データとして保存することが認められました。

そして、この流れは近年の電子帳簿保存法改正に伴い、さらに推し進められています。2016年にはスマホで撮影した請求書原本の画像であっても保存可能となり、2022年にはそれまで必要だった税務署長への事前承認制度が廃止されました。そして、2024年には電子データで受領した請求書は紙ではなく電子保存することがついに義務となったのです。

電子化した請求書原本を送付する際の注意点

では、実際に請求書の原本を電子化して送付するにあたって、どのようなことに気をつける必要があるでしょうか。ここでは、主な注意点を3つご紹介します。

別途原本が必要かを確認する

法改正により電子化した請求書原本の送付は認められていますが、紙の請求書がなくなったわけではありません。紙で受領した請求書の場合には、原本を紙で保存することが認められています。
そのため、取引先から紙の請求書原本の提出を求められるケースもあります。こうした際には、紙の請求書原本の発行に対応する必要があるため、電子データとは別に原本が必要かどうかをあらかじめ取引先に確認しましょう。

押印の必要性と形式を確認する

電子データ化した請求書の原本で問題となるのが印鑑の取り扱いです。

紙・電子データに関わらず、押印なしの請求書は有効です。請求書は法的な発行義務がある書類ではないので、押印も必須ではありません。ただし取引の証拠書類としては、押印があったほうが有効性が高まるため、相手方の社内ルールによっては押印がないと正式な請求書として受理されないこともあり得ます。

こうしたことから、実務ではPDF化する際に請求書の原本に電子印鑑を押印したり、印影の画像を貼り付けたりする手法が採られることが多くなっています。

押印の有無や形式は取引先によって異なるため、忘れずに確認しましょう。

改ざんしにくいフォーマットを用いる

編集が可能な状態の請求書データは容易に修正することができてしまいます。数量や単価などを書き換えられてしまえば、のちのちトラブルにつながることもあり得るでしょう。請求書の原本を電子化する際には、PDFなど改ざんしにくいフォーマットを使いましょう。

請求書原本を電子データで保存する際の注意点

電子化された請求書原本の「保存」については、どのように考えればよいでしょうか。実施にあたり気をつけるべき注意点を4つをご紹介します。

請求書原本の保存期間

請求書原本の保存期間は、個人事業主が5年間、法人の場合7年間となっています。以前は、会社の規模によって7年もしくは5年と分けられていましたが、現在は会社の規模に関係なく7年間とされています。

なお、個人事業主の場合、請求書の保存期間は5年ですが、帳簿については7年間の保存義務が課されているので、できれば請求書の原本も7年間保存しておくことが望ましいといえます。

保存期間の起算点については、請求書の日付からカウントするのではないので注意が必要です。個人事業主の場合は確定申告の期限日の翌日から数えて5年間、また法人については事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から数えて7年間とされています。

電子取引に関する保存要件

国税関係書類である請求書がこれまで基本的に紙の原本保管を求められてきたのは、電子データ化されることで容易に改ざんが行われると、不正会計の横行などにより企業決算業務に多大な悪影響を及ぼす恐れがあるためです。そのため、請求書を電子データで保存するにあたっては、「真実性」と「可視性」の確保をしなければなりません。

そして、この2つの証明には、電子帳簿等保存に関するポイント、請求管理システムなどを通じて電子取引されたデータの保存に関するポイント、紙の請求書をスキャナ保存する場合のポイントなど、状況によって要件が複数あります。

それぞれのポイントについては、「電子帳簿保存法改正が事業者に与える影響とは？主な変更点や対応方法、スケジュールを解説」に詳しい記載があるので、ぜひそちらも合わせてご覧ください。

社内規定の整備

電子帳簿保存法には、電子化する前の紙書類の改ざん防止を念頭に置いた適正事務処理要件が定められています。したがって、請求書を電子データで保存する際には、事務処理フローを明確化し、社内規程の見直しを図ることで、適正事務処理要件を満たすよう整備する必要が出てきます。

タイムスタンプの導入や入力に伴うIDなど、ログ情報の保存などをはじめとする社内規程の追加・変更を適宜行っておくとよいでしょう。また、追加・変更された社内規程を電子データ保存の実務にスムーズに適合させるための社員教育やシステム導入についても、積極的に実施していくことが大切です。

適正事務処理要件では、「相互けん制」「定期的なチェック」「再発防止策」の3つの要件が規定されています。国税庁のHPでは社内規程のサンプルが挙げられていますから、参考にすることをおすすめします。自社の事業規模や経営環境などを踏まえて、改ざん防止の観点から整備の必要性や優先度を判断していくとよいでしょう。

トラブル対応の方法策定

請求書原本を電子データで保存するために導入したシステムによって、トラブルが発生することもあり得ます。そのため、当該システムとは別にデータのバックアップを取っておくことはもちろん、サーバー障害やセキュリティ障害、あるいは自然災害による停電などが起きた時の復旧に向けた手順を確立しておくことが大切です。

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