銀行との融資交渉を記録する際のポイントは？

貯蔵品とは「販売や業務をするために必要な道具・物品で、使っていない状態で一時的に貯蔵してあるもの」のことを指し、具体的には切手や事務用品、見本品、消耗品、広告宣伝物などが挙げられます。
つまり会社が購入した形のあるものであれば、材料や商品などの販売用のものや長期に渡って使用するもの以外はすべて貯蔵品であると考えても差し支えありません。
貯蔵品の管理方法は「金銭等価物」と「それ以外の貯蔵品」によって変わってきます。
それぞれの管理方法を覚えて、貯蔵品をしっかり管理していきましょう。

金銭等価物の貯蔵品の管理方法

金銭等価物とは切手や収入印紙、商品券、旅行券などの「お金と同等の価値がある貯蔵品」のことです。
いずれのものも換金性があることから、管理をしていないと不正の原因なってしまう可能性があるので、管理は以下の手順で厳重に行うようにしましょう。

①担当者を決める
まずは金銭等価物に当てはまるものすべてを管理する担当者を決め、その管理担当者に一元管理をさせるようにしましょう。

②管理表を作成する
担当者が決まったところで続いては管理表の作成に入るわけですが、会社で扱っている金銭等価物は低額なものから高額なものまでたくさんあると思います。
そのためそれらすべてを管理していると時間がかかってしまうので、業務を効率化する工夫が必要となります。
たとえば切手についてはシートごとに大量購入するようにし、管理もシート単位で行うようにすると良いでしょう。

③定期的に残高を確認
管理表を使ってしっかり管理していればなかなか誤差は発生しないかと思いますが、誤差が無いことを確認するためにも月に1度は残高の確認をするようにしましょう。
確認をする際には管理者とは別に確認担当者を用意し、その人に確認してもらうとより確実です。

金銭等価物以外の貯蔵品はどうする？

金銭等価物以外の貯蔵品には事務用品や消耗品、包装材料、広告宣伝用印刷物など、さまざまなものが当てはまります。
金銭等価物ほどの価値はないため厳密な管理をする必要はそれほどありませんが「使いものにならないまま貯蔵されていた」という事態にならないためにも、できるだけしっかりと管理をしたほうが良いでしょう。

①担当者を決める
金銭等価物のときと同じように、まずは管理の担当者を決めましょう。
こちらの場合は管理表の作成や記入までする必要はありませんが、担当者になった人間は定期的な在庫チェックや発注を、責任を持って行う必要があります。

②貯蔵品の定位置を決める
貯蔵品を整理整頓するためには、種類ごとに定位置を決めておくことが大事です。
もし整理をしているときに何年も置いたままになっている貯蔵品を見つけた場合は、その貯蔵品については2度と使わないものと思って、思い切って捨ててしまったほうがいいかもしれません。

③最低在庫数を決める
貯蔵品を置く定位置を決めたら、どれくらいのスペースがあるかを考慮した上で最低在庫数を決めるようにしましょう。
最低在庫数を決める際には、使用頻度やリードタイム（発注から納品までの日数）を貯蔵品ごとに想定しながら決めるのがポイントです。
そして各貯蔵品が最低在庫数を下回った際には、早急に発注担当者に発注を依頼するようにしましょう。