経理業務を行うにあたって、仮払金が発生した場合は適切かつ迅速に仕訳を処理をしなければなりません。
この記事では、仮払金の概要や立替金の違い、仕訳方法や仕訳をを行う際の注意点などを解説します。ぜひご一読ください。

仮払金とは

仮払金とは、事前に経費に関するお金を支払う場合や、使用目的や最終的にかかった金額が不明確な費用を概算で支払った場合に使用する勘定項目です。仮払金は一時的に使用する勘定科目のため、使途や金額が明確になり次第、正しい勘定科目や金額に振り替えて処理をします。

仮払金の例として「出張の前に、最終的に必要となる経費がわからない状態で社員に現金を支給したケース」などが挙げられます。出張の際に支給された仮払金の場合、出張後に領収書やレシートなどの信憑性が高い使途についての証拠を用意することを社員に徹底させる必要があります。

仮払金の存在は、経理業務を煩雑化させる要因となります。会社の規模が大きく、仮払金を利用する従業員が増えるほど「仮払金の支給」という業務を伴うからです。仮払金に関連した業務の負担をいかに効率化するかが経理業務の課題といえるでしょう。

仮払金と立替金の違い

立替金とは、企業の関係者本人が本来支払うべきお金を企業が一時的立て替えて支払ったときに用いる勘定科目のことです。

仮払金と立替金の違いの一つは、経費になるかどうかです。仮払金は会社の経費となるのが前提の費用ですが、立替金は会社の経費ではありません。仕訳に迷うときは、対象となるお金の支払いが「経費」として精算されるか否かで判断します。その費用が一般的な営業活動で生じる経費の場合は「仮払金」で処理することが原則です。

仮払金と立替金の違いもう一つの違いは、仮払金が「金銭の使い道が明確」かつ「会社側が融資している」のに対し、立替金は「金銭の使い道の詳細が不明瞭」かつ「会社側が支給している」点です。例えば、仮払金は、大体の使い道は決まっていますが、実際にいくらかかるかは不確定です。出張にかかる費用も、余った場合は社員に返金を求める必要があります。ただし、不足金を社員が補っている場合は反対に会社側がその金額を支給しなければなりません。一方の立替金のは、あくまで社員や取引先が支払うべき費用を貸している状態で、使途を明確に把握しておく必要があります。

経理業務で扱う貸借対照表にある「その他流動資産」のうち、性質の似た「仮払金」と「立替金」が混同し、どちらで処理すべきか迷ってしまう方いらっしゃるでしょう。混同しやすいとはいえ上記のとおり明確に違う点もあるので、しっかりと「仮払金」と「立替金」の範囲を覚えておけば精算時の判断に困りません。

立替金について、詳しくはこちらの記事をご覧ください。
▶「立替金の基礎知識を解説！消込処理や効率化する方法も！」

仮払金とは？立替金との違いや仕訳方法、注意点を解説

仮払金の仕訳方法

例として、出張の費用として社員に6万円を仮払いした仮払金の仕訳方法は以下のとおりです。

これらは受領証を用いて精算します。例えば実際にかかった費用が旅費交通費28,700円、会議費18,600円だった場合を想定しましょう。旅費交通費28,700円と会議費18,600円を借方に置きます。そして、仮払金60,000円を貸方に置くことによって、出張前に支給した仮払金60,000円の使用用途を明らかにします。最終的に、余った現金12,700円を借方に置き、仮払金の精算が完結します。

逆に、支給された仮払金以上の出費が発生し、社員の持ち出しが発生した場合は以下のとおりです。はじめに使用した費用を借方に置き、仮払金60,000円を貸方に置くまでは共通しています。次に、不足分である現金を貸方に置きます。

仮払金を仕訳する際の注意点

仮払金を仕訳をする際には、以下の点に注意しましょう。

仮払金の未精算が残らないよう迅速に処理を行う

仮払金が発生した場合、可能な限り速やかに金額を確認し、適切な処理を行いましょう。仮払金は、月末や決算期までに適切な勘定科目に振り分けて精算すべきものです。しかし、仮に仮払金の未精算分が残ってしまった場合、以下のようなリスクが発生します。

・延滞税が発生する
税務署は、仮払金未精算分が役員や従業員に対する給与や貸付金として使われていないかを確認します。給与と判断された場合には源泉所得税の徴収漏れ、貸付金と判断された場合は貸付金に対する受取利息の計上漏れと認定され「延滞税」が発生してしまいます。

・融資額の減額に繋がる可能性
仮払金は資産です。銀行は、融資した資金が事業運営以外の用途に使われていないかを念入りに確認します。使途不明金を仮払金に計上している場合は、正しい勘定科目へ振り替えて精算しましょう。仮払金の未精算分が多額で、経営者の説明が不充分な場合には融資額を減額される可能性があります。

領収書など信憑性の高い書類の提出を義務づける

領収書やレシート・契約書・支払い証明書など、仮払金に対して信憑性の高い書類の提出を義務づけなければなりません。仮払金を従業員に渡し、その中から必要な経費を支払ってもらう形を取ると、不正が発生しやすくなります。

もしも領収書等の不正を放置してしまった場合、以下のようなリスクが発生します。

・利益が減る
過剰な費用を不正に申請され、不正な経費を支払ってしまうことは会社の利益が減ることに直結します。不正を行っているのが1人だけであれば影響は大きくないかもしれません。しかし、社内で常駐的に行われてしまうと、会社の経営に与える影響は無視できないものとなるでしょう。

・脱税と判断される可能性がある
会社が納税する法人税は、売上から経費を引いた金額に課税されます。そのため、経費を不正に申告されてしまうと、課税対象となる金額が減ります。このような不正を税務署が把握した場合、法人税を下げるためにわざと嘘の申告をしていると判断されてしまうリスクがあります。

・企業の名声に傷がつく
経費の不正が脱税と判断された場合、企業の規模や金額によってはマスメディアに取り上げられる可能性があります。これによりマイナスイメージがついてしまうと、顧客離れや取引先との関係悪化に繋がるかもしれません。

仮払金と立替金を混同している場合は修正が必要

もし立替金と仮払金を混合している場合には、決算仕訳で勘定科目を修正する必要があります。主な理由として、発生した費用が仮払金と立替金のどちらに分類されるかによって税金の計算が異なるためです。これは「貸倒引当金」を意味しますが、貸倒引当金を算出する場合に、仮払金は該当しませんが、立替金は債権金額に計上されるため計算が難しくなってしまいます。

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