株式会社ROBOT PAYMENTが行った「経理の働き方に関するアンケート【2024年実施】」において、インボイス制度が始まり、約6割が「作業負担が増えた」と回答していることがわかっています。
また、そのうちの48.6%がシステムを導入していないことも明らかとなりました。
実際、従来の紙媒体の請求書や表計算ソフトによる請求書作成と比較して、システムを導入した約9割が生産性の改善を実感されています。

そこで、本記事ではクラウド型のシステムで請求書の管理は何が改善されるのか、システム利用の際のコスト面やセキュリティ面はどうなのか、クラウド型以外のシステムと比較してどうなのか、といったことについて、解説します。

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クラウド型の請求管理システムを利用するメリット

電子帳簿保存法改正やインボイス制度の導入に伴い、法対応などの観点から請求管理システムが利用されるようになってきました。では、法対応以外の観点において、クラウド型請求管理システムを利用するとどんなメリットがあるのか、みていきましょう。

請求書の一元管理が可能になる

請求管理業務は、請求書の作成や発行、上長による承認、入金が確認された後の消込作業など、いくつものプロセスを経るものです。これを手入力での作成、紙媒体で発行、対面で上長に確認といった形で行っているとプロセス一つ一つに時間や労力を要すことになります。その点クラウド型請求管理システムを利用すれば、全てのプロセスを一元管理することが可能です。

例えば、営業担当者が部署内で請求内容を共有したり、経理担当者がクラウド上で請求書を作成して営業担当者が内容を確認したりといったことが可能になります。他にも、クラウド型請求管理システムであれば、上長は担当者から紙で請求書が届くのを待つことなく、請求書が作成されたら直ちにチェックでき、意思決定プロセスを素早く行うこともできます。さらには、会計ソフトと連携できるものであれば、入金消込を自動化することも可能になります。

進捗状況をリアルタイムに把握できる

紙媒体で請求書を管理していると、誰が担当しているのか、どの案件が仕掛かり中か、どのような請求内容かなどはごく一部の人しか把握できません。エクセルで進捗管理をしている場合も見受けられますが、取引先ごとや担当者ごとに別れて管理されていることが多く、全体の進捗状況を把握するためには複数のファイルを参照しなければなりません。

クラウド型請求管理システムであれば全ての情報が紐づけられているため、一つの管理画面でほぼリアルタイムに進捗状況が把握可能です。例えば進捗が滞っている案件があればアラートを出し、それを見た他の担当者が関連情報を確認したうえでフォローに入るといったオペレーションも構築できます。

検索性が高い

取引を続けていく中では過去の請求書を参考に新たな請求書を作成したり、取引先からの問い合わせで過去の請求書を再発行したりといった必要も出てくることでしょう。請求書を管理するのは主に経理部門の仕事ですが、経理部門では帳簿や伝票などの帳票、納品書や発注書などの多くの証憑書類を取り扱います。

紙媒体で請求書を含む各種の書類を保管していると、膨大な量の書類の中から目的の請求書を素早く探し出すのはかなり難しい作業です。その点クラウド型請求管理システムであれば全ての請求書が電子データで保管・管理されるため、取引先名や取引した時期などを検索条件に入力すれば、条件に合った請求書を一瞬で引き出すことが可能です。

クラウド型以外の請求管理システム

インターネットを介して利用するクラウド型サービスに対して、自社でシステム利用環境を整備して運用するオンプレミス型があります。オンプレミス型はハードウェアの購入が必要となるため、クラウド型サービスに比べると初期費用や維持費が高く、また自社で運営するためにはシステムに詳しい社員が必要です。

オンプレミス型にはパッケージ型と独自システム型の2種類があり、パッケージ型ではパッケージ製品を購入するか、ライセンス供与を受けるかのいずれかでシステムを運用します。独自のシステムを構築する必要がないため低コストで運用できますが、システムのバージョンアップなどでパッケージを更新する間は利用できません。
独自システム型はスタンドアロン型のシステムをハードウェアも含めて構築するもので、カスタマイズ性が高く情報漏洩のリスクも少ないのが特徴です。しかし、独自でのシステム構築を要するものであることから運営コストやメンテナンスコストは高くなります。

クラウド型請求管理システムにかかるコスト

クラウド型の請求管理システムの多くは、初期費用が不要で月額制の利用料金を支払うタイプが主流です。個人事業主向けのものに絞れば基本機能の利用料が無料のものから月額800円～3,000円程度の安価な料金に設定されているものも選べます。多人数で利用する法人向けのものでも、月額数千円から数万円程度までの範囲で導入可能です。
また、紙に請求書を印刷して郵送代行してくれるオプションサービスを利用する場合でも、1通あたり100円から数百円程度が相場です。

会社の規模、請求書管理に携わるスタッフの数、オプションの有無などを総合的に勘案し、効率化の対象範囲、機能の多寡も踏まえてコストパフォーマンスが高いものを選ぶといいでしょう。

クラウド型請求管理システムのセキュリティ

クラウド型請求管理システムでは請求書のデータをネットワーク上で管理することからサイバー攻撃を受けやすいため、セキュリティ対策が強固になされているかが重要なことです。電子証明書を提示させて接続元を認証するSSLクライアント認証や、特定の端末からしか閲覧できないように接続を制限するIPアドレス制限などは押さえておきたいポイントです。

また、システムを提供するベンダーがセキュリティ関連の認証を受けているかも確かめるといいでしょう。一例としては、ISMSクラウドセキュリティ認証、 CSマーク、CSA STAR認証、FedRAMP、SOC2などのセキュリティ基準を取得しているかも判断材料になります。他にも、サーバーのトラブルに備えてバックアップは取られているのか、トラブル発生時にはどのようなサポートが受けられるのかといったことも忘れずに確認しましょう。

クラウド型請求管理システムのカスタマイズ性

クラウド型請求管理システムで請求書を作成する際、基本的にはあらかじめフォーマットが決められているテンプレートを使うことになります。しかし、取引先によっては指定のフォーマットでなければ請求書を受け付けないこともあるでしょう。これに対応できるようにフォーマットをカスタマイズできるのかを確認することも大切です。

また、既存の会計ソフトなどとの連携ができるように、システムのインターフェースをカスタマイズできるのかも押さえておきたいポイントです。後になってから、既存のシステムと連携できなかった、自社のニーズに合った機能が搭載されていなかったといった失敗を防ぐためにも柔軟性のあるシステムであるかを確認しておきましょう。

クラウド型請求管理システムにも注意点はある？

便利なことこの上ないクラウド型請求管理システムにも、注意しておきたい点があります。そこは、やはり取引先の事情に深く関わっていると言えそうです。

取引先の電子化とのつり合い

大企業では考えにくいことかもしれませんが、中小企業では経営者がクラウド化に対して消極的なケースが少なくありません。導入に際しては、システムの概要を理解する必要がありますが、それが面倒だと考える人もいるでしょうし、web＝情報漏洩が心配という人もいるかもしれません。単純に業務のクラウド化をあまり必要としない業態もありえます。
相手あっての商取引。いくら自社がクラウド化を推し進めても、先方が対応していなければ絵に描いたモチとなってしまうおそれもあります。

絶対的に必要な前提がある

クラウド型請求管理システムというからには、インターネットに接続できる環境がなければ何もできません。請求書を作成するどころか、データを引っ張り出すことも不可能です。ネット環境が万全と言えない方には不向きと言わざるを得ないでしょう。

先方のニーズに応えられるかの見きわめが必要

電子送付ではどうしても不安だから、紙で郵送してほしいという先方の要望があれば、応じないという選択はありませんよね。支払いをお願いする立場で、こちらのやり方を押し付けるというのは最低のビジネスマナーとなってしまいます。
また、請求書に独自の雛形があり、どうしてもそれを使用しなくてはならないケースなども、クラウド型請求管理システムでは不可能な領域と言えます。

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