近年はデジタル社会へと転換し始めている影響から、クレジットカード決済や電子マネー決済などが決済手段の主流になっています。

しかし、高齢者の方は持っていないケースも少なくありません。銀行振込は、地域によっては銀行がコンビニよりも多く点在する場合もあるため、なくてはならない決済手段の1つです。

とはいえ、事業者側にとっては管理が難しいデメリットがあります。そこでこの記事では、銀行振込を効率化する手段をご紹介します。

銀行振込のやり方は3パターンある

銀行振込とは事業者が指定する口座に消費者側が入金する決済手段です。前払いと後払いのどちらかを選択でき、前払いの場合は商品発送前に代金を入金してもらうことから未回収リスクが軽減されます。前払いで入金されなかった場合でも商品発送前なので、大きな損失にもなりません。

また、銀行振込では振込手数料が発生します。振込手数料は、振込方法、振込額、振込時間帯などによって異なり、現金振込の方が手数料は割高です。

やり方には、ATMを利用する場合、銀行窓口を利用する場合、インターネットバンキングを利用する場合の3通りがあります。
ATMの場合は、銀行口座を持っていない方も利用可能で好きなタイミングに振り込める他、振込手数料も低く設定されているケースが多いなどのメリットがあります。しかし、一定金額以上は振り込めないので注意しましょう。

銀行窓口はATMよりも高額な振込に対応していますが、10万円以上の振込には身分証明書の提示を求められることもあります。また、銀行窓口の営業時間は9時から15時までなので時間に余裕がない方の利用は難しいでしょう。

インターネットバンキングは、場所や時間を問わずオンライン上で振込が可能なため、最近では一番多く利用されている手段です。ただし、インターネットバンキングからの振込には銀行のネットバンキングの利用設定が完了している必要があります。

銀行振込の管理には課題が多くある

どの決済手段においても、消費者から入金されたかを確認する入金管理は事業を継続させていくためにも重要な業務です。入金管理を疎かにしてしまうと、資金繰りを圧迫してしまい最悪の場合、黒字倒産になりかねません。

入金管理は、取引件数が多くなるほど業務が煩雑化しやすいです。ここでは、銀行振込の入金管理で生じる課題をご紹介します。

目視・手作業で生じる課題

銀行振込では、入金に関する情報を手作業で入力し管理しなければならないため、入力間違いや入力漏れが発生しやすく売掛金を回収する事業者側は入金確認を都度行う必要があります。

また、消込作業を目視・手作業で行う場合もミスが起こりやすいため注意が必要です。未収金を消込してしまい売掛金を回収できなくなることや、消込漏れによる二重請求など取引先とのトラブルに発展してしまうリスクがあります。

繰越請求の管理で生じる課題

未入金があった場合でも消込作業を行わずに、翌月まとめて請求することを繰越請求と言います。繰越請求は売上計上と請求額にズレが生じることから、繰越された未入金額と請求月分額の区別が難しくなります。そのため、処理には正確性と業務スピードが求められるものの、経験のある担当者のみで対応してしまうと属人化を起こしやすい業務です。

属人化してしまうと、担当者に負担を強いるだけでなくコア業務に集中できない悪循環を生んでしまいます。繰越請求を正確に管理するには、営業から経理に至る部門間の連携体制を確立させて業務の属人化を防ぐことが大切です。

請求先と振込先が異なる名義だった場合に生じる課題

入金消込業務では、入金した振込人名義を手がかりとして入金額に合致する商品・サービスと購入した取引先を紐づけるのが基本です。しかし、請求先の名義が同じ場合が稀にあります。その場合は、案件やその他情報から顧客を特定する業務が発生し余計な手間がかかります。

また、振込名義はカタカナ表記なので目視の確認の場合取引先の判別が難しく、見間違えによるミスも生じやすい点も課題です。

バーチャル口座の開設も銀行振込の課題を軽減できる手段の1つ

先程ご紹介した通り、銀行振込では振込名義が違うケースや振込額が異なるケースが多々あるため、請求業務に手間がかかり担当者の負担も計り知れません。こうした問題を解決する手段の一つとして、「バーチャル口座」を開設する方法があります。ここでは、バーチャル口座の仕組みと利用するメリットをご紹介します。

バーチャル口座とは

システム上に存在する振込専用の口座がバーチャル口座です。特定の顧客・特定の請求に対して割り当てられるので、口座に入金が確認されると振込名義人を確認せずに消込業務が可能です。

運用方法は2通りあり、1つ目は請求ごとに口座番号を割り当てる方式です。どの請求に対する入金かが一目で把握できる一方で、同じ取引先でも請求ごとに違う口座番号へ入金してもらう必要があり、取引先側の利便性は損なわれてしまいます。不特定多数からの注文が多いネットショップや年に1回の請求の場合に適しているでしょう。

2つ目は、取引先ごとに口座番号を割り当てる方式です。取引先と口座番号が紐づけされていることから、入金された取引先の特定が容易にできます。取引先側も請求ごとに入金する口座番号が変わることもないため、利便性も高まる点もメリットです。ただし、取引先と口座番号を紐づける作業や紐づけ解除作業などの手間がかかります。

バーチャル口座を導入するメリット

バーチャル口座の開設によって以下のメリットが期待できます。

・消込作業の負担軽減
特定の口座番号の利用で、消込作業が自動的に完了できます。同姓同名のケースや家族名義で振り込まれているケースも都度確認することなく消込ができるので、業務負担軽減や人的ミス軽減によるコスト削減にも効果が期待できるでしょう。

・サービス品質の向上
自動的な消込作業が可能になれば業務スピードのアップが期待できます。そして、入金確認から商品の発送までの期間が短ければ短いほどサービスの向上に繋がります。入金遅れなどの特定も容易になるため、督促などにも素早く対応可能です。

・専用口座の開設が不要
一般的なオンラインショップの場合、法人またはショップ名義の口座を開設しなければなりません。必要書類の用意などに手間がかかりますが、バーチャル口座の場合は開設のハードルが低く、必要書類を用意する手間がかかりません。

・経理データの作成
即時に正確な消込作業が可能になったため、リアルタイムに経理データの把握ができます。売掛金の回収状況が管理しやすくなり、キャッシュフロー計画が立てやすくなるでしょう。

銀行振込の管理効率化は何よりも決済代行がおすすめ！

銀行振込で後払いに設定している場合は、未回収リスクが高まります。商品に請求書と振込用紙を同封する方法が一般的ではあるものの、振込用紙作成の手間が生じます。入金消込業務も、注文した人と振込人の名前が一致しないなどのトラブルが生まれやすい工程です。

また、バーチャル口座も口座数が無限に用意されているわけではないので、振り込まれたら解放して次の請求に回していくことが必要になり、担当者に負担が強いられます。

これらの課題を根本的に解決して負担を軽減するには、決済代行の活用がおすすめです。

主要な銀行をはじめ多くの銀行に対応したサービスの提供が受けられ、入金サイクルや請求業務の一元化が可能です。入金が行われない場合は、代金回収を100％保証しているサービスを利用すれば代金未回収リスクの回避もできます。

また、銀行振込に限らずクレジットカード決済など多様な決済手段が利用できるのも決済代行ならではのメリットです。

銀行振込ではなく口座振替を検討してみるのもおすすめ！

銀行振込には消込業務の手間や未回収リスクなどの課題があります。こうした課題を解決しつつ、クレジットカードを持っていない方でも利用できる決済手段として口座振替がおすすめです。ここでは、口座振替の仕組みと導入するメリット、注意点をご紹介します。

口座振替の仕組み

毎月発生する支払いを消費者の口座から自動的に引き落とす決済手段のことで、最近注目を集めているサブスクリプションやジムの月謝など、定額を毎月支払い続けるサービスで多く利用されています。

銀行振込の場合は、消費者が銀行窓口やATMにわざわざ出向く必要があり、入金忘れなどが生じやすい状態です。しかし、口座振替の場合は一度手続きを済ませてしまえば自動的に引き落とされるため、未回収リスクを防ぐことが可能です。

口座振替の利点

口座振替の導入には以下の利点があります。

・利用継続率の向上
消費者に継続的に商品・サービスの購入や利用をしてもらうには、消費者にとって負担がかからない決済手段を用意する必要があります。毎月の支払いを銀行やATMに出向いて行うようでは、面倒に感じて利用をやめてしまうケースも少なくありません。

しかし、口座振替なら自動的に引き落としがされるほか、クレジットカードより銀行口座を持つ方の割合が多いためより多くの人が利用でき、結果的に利用継続率の向上も期待できます。

・回収業務の負担軽減によるコスト削減
銀行振込の場合、振込用紙の発行や入金確認、消込業務など多くの手間とコストがかかります。口座振替は、最初に手続きさえしてしまえば、あとは自動的に引き落とされる仕組みなので作業の手間が解消されるでしょう。

また、入金のタイミングも一定なので入金管理も容易になります。回収率も他の決済手段と比べても高水準のため、督促業務が発生する機会も少ないでしょう。

口座振替導入の注意点

メリットだけに限らず、導入には以下の注意点があります。

・引き落としまでに時間を要する
申し込みから引き落としができるまでに最短で1ヶ月から2ヶ月程度かかるため、それまでの支払い方法を取り決めておく必要があります。また、振替依頼書に記入漏れがあった場合はその都度訂正が必要になるためさらに時間がかかるでしょう。

・残高不足による引き落とし
相手側の口座の残高が不足している場合は引き落としができないため、相手側に知らせる業務が発生します。

・運用の煩雑化
金融機関と個別契約を結んで口座振替を導入する場合、各金融機関へ口座振替依頼書の申請や売上・入金管理をしなければならないため運用が煩雑化しやすくなります。運用の煩雑化を解消するには決済代行を利用しましょう。

口座振替の導入は「サブスクペイ」にお任せ！

銀行振込とは異なり、指定口座から自動的に引き落とせる口座振替は回収業務の負担軽減や手数料の面においておすすめの決済手段です。しかし、各金融機関と直接契約する場合は運用が煩雑になりがちです。そんな時は、株式会社ROBOT PAYMENTの「サブスクペイ」の導入をご検討ください。