請求書番号は、請求書の必須要件ではなく、付け方にも明確な決まりはありません。ですが、請求書番号をつけることで、請求書を管理がしやすくなるため、多くの事業者で請求書番号が使われています。

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請求書番号とは

請求書番号とは、社内用の通し番号として請求書に割り振る番号のことで、請求書の項目の一つとして記載されることがあります。
請求書への請求書番号の記載は必須ではありませんが、請求書管理を効率化するために請求書番号が使われます。

請求書番号の付け方

請求書番号の付け方に決まったルールはありませんが、原則として注意すべきなのは、請求書番号が重複しないようにすることです。番号が重複すると同じ番号の請求書が複数存在することになり、後から見直す時に正しい請求書を照合することができなくなります。重複を避けるために番号の桁数を多くするケースも見られますが、誰が見ても理解できるルールで番号を付けるべきです。

一般的に用いられている方法は、取引先ごとにA社は001、B社は002、C社は003といったように連番を振り、それに続いて取引した日時を番号として振る方法です。例えば取引をしたのがA社で、取引日時が2021年5月30日15時33分なら、001-202105301533になります。

請求書番号を付けるメリット

請求書番号を付けることで、大きく２つのメリットがあります。

見積書や納品書などと併せて管理ができる

見積書、請求書、納品書などと併せて管理ができるようになり、これらを連動させて相互に内容を確認するのが容易になります。関連書類に同じ番号を振ることで、書類を相互に関連付けながら事務処理ができるようになり、請求漏れや請求忘れを防止することにつながります。

問い合わせにスムーズに対応できる

取引先とのやり取りやアフターフォローが円滑にできるようになります。取引先から問い合わせが会った時に、請求書番号から当該請求書を素早く特定することができます。問い合わせに対して迅速かつ正確に対応できれば取引先も安心感を抱き、信頼してもらえるようになります。

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