企業は、すべての取引を会計帳簿に記録して保存することと会社法で定められています。会計帳簿とは、会社が生み出す利益を計算で導き出して確定するために作成される計算書類や、貸借対照表・損益計算書・キャッシュフロー計算書などを作成する際に基礎となる帳簿を指します。その帳簿の代表的なものが仕訳帳と総勘定元帳です。これらの会計帳簿は会社の業務状況や財産状況を表すものとして、会社運営に欠かせない重要なものです。

この記事では仕訳帳と総勘定元帳の定義や記入方法、転記方法、総勘定元帳の作成方法などについて解説します。

仕訳帳とは

ここでは、仕訳帳の概念を理解するために、勘定科目の分類と仕訳帳の記入方法について解説します。

勘定科目の分類

勘定科目は資産、負債、純資産、収益、費用の5種類のグループに分けられます。それぞれに分類される勘定科目は以下の通りです。

資産：現金・預金（普通預金、定期預金、当座預金、現金過不足、売掛金）、手形（受取手形、貸倒引当金）、有形固定資産（建物、土地、車両運搬具、機械装置）、無形固定資産（無形資産）

負債：仕入れ債務（買掛金、支払手形）、固定負債（借入金）

純資産：資本金、資本準備金、事業主貸・事業主借、元入金

収益：売上、営業外の収益（受取配当金、受取利息、有価証券評価益/有価証券評価損、雑収入）

費用：売上原価（仕入れ高、期首商品棚卸し高/期末商品棚卸し高）、販売管理費（給料手当、役員報酬、交際費、外注費、会議費、水道光熱費、福利厚生費、事務用品費、通信費）

仕訳帳の記入方法

仕訳帳へは、日付欄、摘要欄、元帳欄、貸方・借方欄の4つの欄に記入していきます。取引が行われたら該当する勘定科目を決め、以下の通りそれぞれの欄へ記入します。

日付欄：取引が行われた日付（月・日）を記入
摘要欄：勘定科目と取引の内容を記入。左寄りに借方の勘定科目、次の行の右寄りに貸方の勘定科目、仕訳の下に取引の内容を上から順に記入し、1つの勘定科目に対して1行を使用。
元帳欄：総勘定元帳の転記先（丁数：勘定口座の口座番号）を記入
貸方・借方欄：貸方の勘定科目の金額と借方の勘定科目の金額をそれぞれ記入

総勘定元帳とは

ここでは、総勘定元帳の概念を理解するために仕訳帳との関係性、総勘定元帳の形式、記入方法、総勘定元帳が必要な理由、総勘定元帳を使用するメリットについて解説します。

仕訳帳との関係性

総勘定元帳は仕訳帳を基に記録した帳簿です。仕訳帳がないと総勘定元帳は作成できず、両者を見ることで会社の財政状況や経営状況を把握できます。仕訳帳は、日々の仕訳を日付順に記録するもので、特定の日の取引がすべて確認できるものです。総勘定元帳は、仕訳帳に記された内容を勘定項目ごとに転記したもので、勘定科目ごとの取引のあった日、取引の発生した原因、残高などが確認できるものです。

帳簿の作成は、取引が発生したら入金伝票や出金伝票を起こして仕訳帳に記入し、次に仕訳帳の内容を総勘定元帳に転記し、最後に補助簿に記入するというのが通常の流れになります。仕訳帳を起こし、次に総勘定元帳を起こせばこの2つの情報を基に貸借対照表や利益処分計算書、それに損益計算書などの財務諸表を作成できます。なお、補助簿は取引の明細を把握するために用いられるものです。

総勘定元帳の形式

総勘定元帳の形式には標準式と残高式の2通りが使われていますが、この2つは記帳の方法が違うだけで、導き出される結果は同じです。

標準式では仕訳の借方にある勘定科目を借方に記入し、仕訳の貸方にある勘定科目を貸方に記入します。記入方法は左から「日付→摘要→仕丁→借方金額→日付→摘要→仕丁→貸方金額」の順に1行に記入します。

残高式では、貸方と借方を2行に分けて記入するのが標準式との違いです。記入項目は左から「日付→摘要→仕丁→借方」もしくは「貸方の金額→借・貸の区別→残高」の順です。残高式ではその都度記入することから、残高をすぐに把握できるのがメリットです。実務では残高式が使われることが大半です。

記入方法

仕訳帳では日付欄、摘要欄、元帳欄、貸方・借方欄の4つの欄を記入するのに対し、総勘定元帳では、日付欄、摘要欄、仕丁欄、借方・貸方欄、借または貸欄、残高欄の6つの欄を記入します。仕訳帳の記入方法は前述したので、ここでは総勘定元帳のみの記入方法を記します。

日付欄：仕訳帳と同様に記入
摘要欄：借方もしくは貸方のいずれかの相手勘定科目を記入
仕丁欄：該当する仕訳帳のページ番号を記入
貸方・借方欄：貸方と借方の勘定科目の金額をそれぞれ記入
借または貸欄：借方金額の方が貸方金額よりも多ければ借と記入。その逆の場合は貸と記入
残高欄：残高式の場合のみ残高を記入

総勘定元帳が必要な理由

総勘定元帳は法人税法施行規則の第54条で「取引に関する帳簿及び記載事項」として、青色申告法人には記帳が義務付けられているものです。総勘定元帳を記帳することで勘定科目の合計が分かり、帳簿の帳尻を合わせるのに役立ちます。そして、貸借対照表や利益処分計算書、損益計算書などの財務諸表を作成する際にその基盤となるものです。

したがって、総勘定元帳を記帳しておくと、利益や損失といった経営状況を適格に把握できます。会社の取引の記録を正確に記録して集計することにより、収益や経費を見やすく一覧で示すことができるので、過去の領収書や明細書を見返す必要がなく、青色申告の際に役立ちます。他にも、過少請求されている品目なども総勘定元帳を見ることで、見過ごすことなく管理できます。

総勘定元帳を使用するメリット

総勘定元帳を使用するメリットはいくつか挙げられますが、ここでは主なものを2つ挙げます。
1つ目は、総勘定元帳を見れば各々の勘定科目の動きがすべて分かるので、勘定科目ごとの残高を容易に把握できるということです。例えば現時点で借入金の残高がいくらなのかを調べたいといった時には、総勘定元帳の借入金の残高欄を見ればすぐに分かります。

2つ目は、決算時に財務諸表を作成する際、総勘定元帳を基に各々の勘定科目を分析することができるということです。大抵の場合、決算を計算するにはパソコンで財務諸表を作成する会計ソフトを用いますが、勘定科目の残高が合わないといった時に、総勘定元帳から残高の内訳や取引の内容を調べることができます。勘定科目ごとにその発生原因を遡って調べることができるため、誤りの原因が分析しやすくなります。

仕訳帳から総勘定元帳への転記について

ここでは、仕訳帳から総勘定元帳への転記に関して、転記の概要、仕訳帳から総勘定元帳への転記方法、相手勘定科目が複数ある場合の転記方法について解説します。

そもそも転記とは何か

取引が発生すると取引科目や取引金額を仕訳に起こして仕訳帳に記入し、次にその仕訳帳の内容を基に総勘定元帳へ勘定科目ごとに書き写します。この書き写す作業を転記と呼び、転記された総勘定元帳は決算時に集計して決算書を作成するために利用されます。

仕訳帳は日々の取引を時系列に羅列したものなので、それだけではいくらの売上があったのか、買掛金の残高は現時点でいくらあるのかといったことを把握するのには適しません。そのため、仕訳帳から総勘定元帳へ転記することで、売上高や買掛金残高をすぐに把握できるようにします。総勘定元帳がなければ財務諸表を作成することはできないため、転記は重要な作業です。

仕訳帳から総勘定元帳への転記方法

総勘定元帳は、仕訳帳の仕訳内容をルールに沿って転記していけばいいので、やり方さえ覚えればそれほど難しいものではありません。
例えば、6月1日に20,000円の洋服が現金で売れたとします。仕訳帳には以下の内容を記入します。

日付：6月1日
借方方勘定科目：現金
借方金額：20,000円
貸方勘定科目：売上
貸方勘定科目：20,000円
摘要：洋服

使われている勘定科目は現金と売上なので、総勘定元帳の現金と売上のページに転記していくのが通常の流れです。
まず現金のページを開き、日付、勘定科目、金額、摘要をそれぞれ転記します。この例では借方金額として20,000円となっているので、総勘定元帳の借方に20,000円を転記します。次に、売上のページを開き、同様に日付、勘定科目、金額、摘要を転記した後、今度は総勘定元帳の貸方に20,000円を転記し、最後に残高を計算して記入したら転記は終了です。

相手勘定科目が複数ある場合の転記方法

前項では相手勘定項目が1つの場合を例に解説しましたが、ここでは複数ある場合の転記方法を解説します。
例えば、先月の売上金の100,000円が手数料の500円を差し引かれて、6月1日に普通預金口座に95,000円振り込まれたとしましょう。仕訳帳には以下の内容を記入します。

借方勘定科目：普通預金
借方金額：95,000円、改行して支払手数料500円を記入
貸方の勘定科目：売掛金
貸方金額：100,000円
摘要：売掛金回収

このように複数の勘定科目を記入する仕訳は、複合仕訳と呼ばれます。これを総勘定元帳へ転記する際は、諸口と呼ばれる相手勘定科目を使います。相手勘定科目に諸口と記入し、摘要に売掛金回収と記入したら転記は終了です。なお、相手勘定科目が1個の場合も複数個の場合も、仕訳帳と総勘定元帳の記帳は1セットとして帳簿作成をした方が記入漏れやミスが少なくなります。

総勘定元帳の作成方法

総勘定元帳の作成方法は、Excelやテンプレートを用いる方法と、会計ソフトを用いる方法の2種類があります。以下にそれぞれについて解説します。

Excelやテンプレートを活用する

経理業務の経験があり、ある程度の知識を持っているならExcelやテンプレートを活用するのが手っ取り早いでしょう。業務で使うパソコンにはほぼExcelがインストールされているのですぐに作成できます。また、テンプレートはネットで検索すれば出てくるので、ゼロから作成しなくても自社に合ったフォーマットが作れます。

一方、Excelやテンプレートを活用するデメリットは、パソコン上とはいえ転記はコピー・ペーストで行うため、転記場所を間違えたり漏れが発生したりと人為的なミスが起こりやすいことです。例えば、日付や勘定科目を間違えるというのはありがちなミスです。

会計ソフトを活用する

会計ソフトを活用すれば、仕訳を入力するだけで仕訳帳と総勘定元帳へ自動的に転記されるので、手間と時間の大幅な削減になります。

会計ソフトを用いた場合でも、各々の勘定科目の残高が適切かどうかは確認する必要があるものの、手作業による転記に比べればミスをする可能性は格段に低いでしょう。税務調査が入った場合でも、会計ソフトで総勘定元帳を作成していれば各勘定項目を容易に分析ができ、細かいチェックにも対応できます。また、クラウド型の会計ソフトなら、インターネットに接続できる環境さえあれば、場所や時間を問わずに総勘定元帳を閲覧・編集できます。

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