企業は、商品やサービスを提供した対価を支払ってもらうために毎月請求書を発行する必要があります。請求書の発行はミスが許されない業務であるうえ、取引先が多い場合は膨大な処理をしなくてはならないため、経理担当者の大きな負担となってしまうことが多い業務です。
今回は、負担が大きい経理業務の流れと課題、効率化の方法について紹介します。業務負担を減らしたいと考えている企業は、ぜひ参考にしてみてください。

請求業務の基礎知識

請求業務とは、サービスや製品を提供したあと、取引先に対して行う請求書発行から代金回収までの一連の業務を指します。実は債権者（売り主）が債務者（取引先）に対して請求書を発行しなければいけないという、法的な義務はありません。そのため、請求書の発行は必須ではありませんが、取引があった証明として発行することが一般的です。請求方法には下記の2つの種類があります。

・締め日までの取引をまとめて請求する「締め請求」
・取引が発生するたびに請求する「都度請求」

はじめて取引する企業に対しては「都度請求」、ある程度取引して信頼関係を構築できた企業に対しては「締め請求」と使い分けている場合もあります。

請求業務のステップ

一口に請求業務と言っても、多くの仕事が含まれています。ここからは、請求業務の仕事内容とともに大まかな流れを6つのステップで紹介します。

請求金額の決定

まずは取引の内容や単価、数量などの情報を基に請求金額を算出します。請求金額の決定はもっとも重要なステップなので、正確に計算するようにしましょう。金額にミスがあると、取引先からの信用を失ってしまう恐れがあります。

先述したように請求の方法には、特定の期日までの取引を一括で請求する「締め請求」と、取引が発生するたびに請求する「都度請求」があります。どちらも商品やサービスを提供してから代金を請求する「掛け売り」になるので、取引先との関係性や信用度に合わせて請求方法を選んでいきましょう。

請求書の発行

次に、請求書を発行していきます。近年はデータ上で請求書のやりとりをする企業も増えてきていますが、まだまだ紙に印刷して送付している企業も多くあるため、自社や取引先に合った方法を選びましょう。なお、請求書に記載すべき要件は以下の通りです。

・送付元の情報
・送付先の情報
・取引内容
・請求金額
・支払期限
・振込先

請求書の送付

請求書が完成して管理者の承認が得られたら、取引先に送付します。従来は郵送で送付するのが主流でしたが、近年はメールやチャットツールで送ることもあります。データでの送付はタイムラグなく送れるメリットがありますが、宛先を間違えやすいため注意が必要です。郵送の場合も同様に、送り先を間違えないように注意しましょう。

なお、郵送で送る場合は、印刷と封入作業が必要になります。取引先が多いと発送の準備だけで多くの時間がかかってしまうことから、郵送の準備に工数が割かれている場合はメールやクラウドデータ共有などに切り替えるのがおすすめです。

入金確認

請求書を送付したあとは、期日までに取引先から入金されたか確認します。このとき、入金の事実だけではなく、請求書の金額と入金された金額が一致しているかどうかも確認しましょう。一致していない場合は、請求額と入金額に差異があることを連絡し、追加で入金してもらったり返金したりする必要があります。

消込処理

消込処理とは、帳簿に計上した売掛金の入金を確認した際に該当するデータを削除し、入金を管理する業務を指します。売掛金は自社が取引先に対して代金を請求する債権がある状態を示しており、このままでは収益として取り扱えません。売掛金を消し込んではじめて、月次決算や締め作業ができるようになります。

会社の規模が大きくなると消込業務の作業が多くなるため、担当者の負担は大きくなってしまいます。

取引先への督促

期日までに入金確認ができないときは、取引先へ督促状を発行して催促を行う必要があります。はじめはメールで連絡し、支払いに応じなければ電話、催促状、督促状といった流れで支払いを求める流れが一般的です。督促状を送っても入金がなければ、法的措置を講じることもあります。

督促業務は時間と手間がかかるうえに、担当者の精神的負担も大きいものです。そのため、未払いが生じないように取引先企業の与信管理を徹底したり、請求管理システムで督促を自動化したりすることが重要です。

請求業務の課題

ここからは、請求業務の課題について紹介します。

請求金額の計算などに時間がかかる

請求金額の計算にはいくつかの方法がありますが、手計算やExcelなどを採用している場合は、計算に多くの時間がかかってしまうことが大きな課題として挙げられます。取引先ごとに販売実績を照合して数量分の請求金額を計算するだけではなく、その後は専用のフォーマットに必要事項を入力して請求書を作成する手間がかかります。

一見シンプルで地味な作業ですが、取引先ごとに実績を確認しながら計算・入力するのは時間と根気が必要です。単純な作業が続けば集中力が切れてしまい、ヒューマンエラーを引き起こすこともあるでしょう。請求金額の計算はもっとも重要なプロセスであるため、慎重に行う必要があり、時間がかかってしまいやすい作業なのです。

ミスが発生しやすい

データを手入力したり電卓で金額を計算したりしている企業では、ミスが生じやすくなってしまう点も課題として挙げられます。どれほど気をつけていても、人間が作業をする場合はヒューマンエラーが一定の割合で発生してしまうものです。しかしながら、請求業務では少しのミスが信頼度の低下を招くため、十分に注意する必要があります。

防止策としてダブルチェックを行うことが挙げられますが、人手不足の企業では工数が増えて負担になってしまう恐れがあります。

書類の管理や保管が難しい

書類の管理や保管にかかる手間やスペースも、請求書を発行するうえで忘れてはならない課題です。取引先が多くなると、当然請求書の数が多くなってしまいますが、請求書は証憑書類であるため、発行した控えは7年間適切に保管しておかなければなりません。

紙媒体で請求書を発行している場合は、取引先や期間ごとにファイリングしていつでも閲覧できるように整理しておく手間が生じます。また、保管するためにはスペースが必要なうえに、ファイリングするスタッフの確保も必要です。これらの管理や保管に手間がかかる点が、紙媒体の最大の課題と言っても過言ではないでしょう。

請求業務を効率化する方法

請求業務には多くの課題がありますが、少しの工夫を取り入れることで効率化が可能です。ここからは、請求業務を効率化する方法についてみていきましょう。

業務フローを改善する

まずは、今行っている業務の一連の作業ステップを見直し、より効率的に作業を進めるためにはどうすればいいのか考えてみましょう。
「封入作業に時間がかかるならメール送付にする」「計算ミスが多いなら計算システムを導入する」など、「誰が・いつ・どのような業務を・どれくらいかけて行っているのか」が明確になれば、課題と改善策が見えてきます。

代行会社に依頼する

請求業務を代行会社に依頼することも、業務の効率化に有効です。経理専門の代行業者はもちろん、税理士や会計士といった専門家に依頼するのもおすすめです。正確に業務をこなすだけではなく、キャッシュフローについてのアドバイスがもらえれば経営の改善も期待できます。

ペーパーレス化する

紙媒体で管理している書類をデータ化して管理することも、請求業務の効率化につながります。システム上で自動計算ができるようになるうえに、紙の請求書を印刷・封入して送付したり保管したりする必要性がなくなり、保管に要するスペースも不要となるでしょう。

請求書や必要書類をデータ化しておけば、部門間のやりとりもスムーズになります。テレワークなどの多様な働き方に対応できる点も大きなメリットです。

システムを導入する

もっともおすすめなのは、請求管理システムを導入することです。請求管理システムを使えば、面倒な計算や請求書の発行、送付や消込などの業務を自動化できます。また、会計ソフトと連携できるものも多いため、会計処理まで一気に行える点が大きなメリットです。

システムを導入して請求業務が自動化されれば、業務が効率化されるだけではなく、人が行わなくてはいけない業務量が一気に減少します。その結果、労働環境が改善されて従業員の負担が減り、ほかのコア業務へ集中させられるようになります。手軽に導入できて費用対効果が高いため、利点が非常に多い改善策です。

請求業務の効率化は「請求管理ロボ」にお任せ！

請求業務には多くのプロセスがあり、そのどれもが正確さを求められる負担の大きい処理です。取引先が多い企業は請求業務の負担が大きくなりやすいため、自社に適した改善策を取ることが肝心です。

もしも請求業務にほかの業務が圧迫されているのであれば、株式会社ROBOT PAYMENTが提供する「請求管理ロボ」までご相談ください。