急速に進む医療業界のデジタル（DX）化の中で、歯科医院のバックオフィス業務に特化した支援を行う株式会社SABU。設立からわずか数年で全国300以上の歯科医院をサポートし、従業員も60名を超える規模へと成長しました。しかし、増加する請求管理や売掛金回収の業務負担は、ひとりでの対応に限界が近づいていました。そんな中、SABUが選んだのは、請求業務の自動化と効率化を実現する「請求まるなげロボ」の導入です。その結果、どのような変化がもたらされたのでしょうか。

医院の「時間」を生み出すオンライン事務局代行

株式会社SABUは、代表の齋藤氏が父親の病をきっかけに医療分野、とりわけ予防医療への支援に強い関心を持ったことから2019年に設立されました。「仕組みで医療を支える」というミッションのもと、歯科医院に向けたバックオフィス業務が含まれ、医療従事者が診療に専念できるようにサポートする体制を整えています。

今後は事務代行サービスの拡充と、歯科業界に留まらず他の医療分野へのサービス展開も視野に入れ、医療業界全体のDX化を推進していく予定です。

増加する請求業務と未回収対応の負担

SABUは、設立以来約300の歯科医院にサービスを提供し、契約している歯科医院への請求を毎月350件ほど発行しています。サブスクリプション型のサービスであるため、多くの請求は定型化されていますが、そのうち約50件は請求内容の修正が必要となるなど、請求処理に多くの手間がかかっていました。
また、インボイス制度の導入により業務負担の増加が見込まれており、そのうえ請求書を郵送で送るとなると、担当者ひとりでの対応は現実的ではありませんでした。

さらに、売掛金の回収に関しても、未回収対応の手間が大きな課題でした。導入前は、毎月15〜20件（約100〜200万円分）の未回収金の催促や確認をひとりで行い、月に20時間程度を要していました。売掛金の未回収は売り上げ全体の1〜1.5割当たり、業務にかかる負担は日増しに増大していったのです。

医療業界での導入実績と丁寧な対応が決め手に

当社がROBOT PAYMENTの「請求まるなげロボ」を選んだ理由は、医療業界への柔軟な対応力があると感じたからです。他社のサービスと比較したうえで最も重視したのは、ROBOT PAYMENTが歯科医院という特殊な顧客に対しても丁寧で親身に対応してくれる点でした。当社の顧客は一般的な法人とは異なるため、業界の理解と柔軟な対応力が求められます。その点、医療業界への導入実績が豊富な点が安心材料となりました。

また、「請求まるなげロボ」による業務自動化によって、請求書の発行や入金確認、売掛金の回収業務にかかる負担が軽減されることにも期待していました。増加する業務に対し、人手を増やすことなく対応を進められる体制の構築を目指したのです。

人員を追加することなく、精度の高い業務が可能に

「請求まるなげロボ」を導入したことにより、請求業務は飛躍的な効率化が実現しました。特に、売上規模や請求件数が増加した現在でも、ひとりの担当者で対応が可能になったことは大きな成果です。これにより、インボイス制度が始まっても、人員を追加することなくスムーズに対応できました。

また、売掛金の回収業務も大幅に改善され、導入後は未回収はゼロになっています。以前は、未収金の対応や入金確認に月20時間も費やしていたものが、現在では時間をかけずに完了するため、他の業務にリソースを割くことができています。特に確認作業や分析、戦略的な業務に集中する時間が増え、業務の精度向上にもつながっています。今後、件数が2〜3倍になったとしても、ひとりで対応できると思います。