在宅医療機関向けに夜間・休日の電話対応やトリアージを担う「ファストドクター」。24時間365日体制の医療支援サービスとして成長を続ける一方で、請求業務の負担が大きな課題になっていました。請求金額の確定が月末ギリギリまでずれ込み、未回収リスクも常に付きまとう状況に——。そこで導入したのが、企業間請求代行サービスの「請求まるなげロボ」。請求確定と同時に会計処理を進められる仕組みによって、業務はどのように変わったのか。担当者に話を伺いました。

生活者の不安と、医療者の負担をなくす「ファストドクター」

当社は、在宅医療機関向けのサポートサービスを展開しています。在宅医療とは、医師が患者さんのご自宅を訪問し、定期的に診療を行う医療形態です。この分野は24時間365日体制での応需が求められ、特に夜間や休日の対応が大きな負担となります。私たち「ファストドクター」が医療機関に代わって夜間・休日の電話対応や緊急時のトリアージ（患者の重症度・緊急度を判断し、対応方針を決定すること）を行うサービスを提供することで、在宅医療機関がサステナブルに運営できる環境を整えています。

事業が成長するにつれ、手作業やアナログ管理が限界に

以前は、請求書を手作業で作成し、既存のシステムへ1件ずつ手作業でアップロードを行なっていました。エクセルで売掛金を管理しながら銀行口座の入金情報と照合して入金消込を行い、未入金の顧客へ電話や、時には現地まで訪問してコミュニケーションを行っていました。契約数が少ないうちは対応できていましたが、事業の成長とともに請求件数が増加し、事業開始から1年が経過した頃には、人力では対応しきれなくなっていました。特に、未収金の管理や消込作業の負担が大きく、業務効率化の必要性を感じていました。そこで、「もう手作業では無理だ」と判断し、請求業務の効率化と未回収リスクの低減を目的に、「請求まるなげロボ」の導入を決めました。

ビジネス特性上、ギリギリまで請求金額が確定しない

当社の請求内容は、①固定費②月額利用料（利用契約している患者様の人数により変動）③往診時の診察料の3つの要素で構成されています。契約患者数は医療機関ごとに異なり、少ないところで5人、多いところでは2、3千人というケースもあります。診察料の従量課金分を含めた請求金額を翌月の初めに確定し、その後の請求処理を進めています。

当社のビジネスモデル上、夜間・休日の対応があるため、月末ギリギリまで請求金額が確定せず、その影響で月初3日間は業務を急がなくてはなりません。なので、請求業務を月初の3日間で行い、請求データを特定のフォーマット（CSV形式）に整えた後に「請求まるなげロボ」のシステムへ取り込むようにしています。4日目には与信審査を提出し、その後の回収業務はすべてROBOT PAYMENTさんにおまかせしています。

未回収の心配がなくなり、会計処理もスムーズに

導入の決め手となったのは、柔軟な対応とカスタマイズ性の高さでした。初回の打ち合わせで当社の課題を伝えたところ、的確な提案をいただき、業務に合った形で運用できることがわかりました。特に未収金の管理は精神的な負担が大きく、「回収漏れがあるかもしれない」と常に気にしていたのですが、それがなくなったことで業務に集中できるようになったことは非常に大きい効果です。さらに、「請求まるなげロボ」は売掛金100％保証がついているため、請求データをアップロードすると同時に、経理部門にもすぐにデータを共有しています。債権回収の自動化や消込作業の省力化が実現されたことで、経理担当者から「未回収がない状態が維持されるので、会計処理が非常に楽になった」と喜ばれています。

業務負担が軽減し、本業に集中できる環境へ

他社のサービスも検討しましたが、「請求まるなげロボ」は当社の業務に最もフィットできると感じました。相見積もりを取った際も柔軟に要望を聞いていただき、私たちの困りごとに対してソリューション営業の形で提案していただきました。特に担当者の対応が非常に親身で、「任せればいいんだ」と思えました。正直、「請求まるなげロボ」がなければ今の事業はなかったと思います。導入前後で、請求件数は3倍になっているのに、請求担当の人数は変わっておらず1名のまま。増員せずにこなせているのは「請求まるなげロボ」のおかげです。今後は、請求業務の効率化によって確保できたリソースを活かし、営業活動や事業成長のために投資していきたいと考えています。