サブスクリプションのビジネスを運営するときには、バックオフィスで多種多様な業務が発生することは避けられません。運営の効率化を目指すためには、管理システムの導入が効果的です。この記事では、サブスクリプションビジネスで役立つ管理システムの特徴や導入のメリット、選び方を解説します。導入を検討している方は、参考材料にしてみてください。

サブスクリプション事業で役立つ管理システムとは？種類と必要性

サブスクリプションの管理システムの種類

主にサブスクリプションのビジネスモデルは、ネット通販などをはじめとするECサイトの枠組みに沿っています。そのため、サブスクリプション事業を運営するためには、EC事業運営でも利用されているシステムが必要です。具体的には、顧客情報の管理や注文受付、在庫管理や決済などのシステムが必要になります。こうしたサブスクリプション事業の管理システムを活用する方法は、主に３つほど考えられるでしょう。すべての機能を統合したシステムを導入する方法、ゼロから独自に構築する方法、個別の管理システムを導入して連携しながら活用する方法の３つです。また、サブスクリプションのサービスでは、顧客との継続した関係性が重要になるため、継続して課金することが基本となります。そうした理由から、サブスクリプションの管理システムでは、継続課金の仕組みを備えているケースが多いです。

サブスクリプション事業で管理システムを導入する必要性

サブスクリプション事業では、さまざまな業務が発生します。たとえば、大量の顧客情報の管理やメールの送信、注文受付、商品の発送や決済状況の管理などの業務です。商品の一度きりの販売などとは異なり、サブスクリプションのサービスの場合には月々の課金が必要になります。顧客との関係を持続することが基本ですから、請求書の発行や契約・解約の処理などの事務作業量は膨大に膨らむでしょう。さらに顧客のサービスの利用状況によっては金額が変動するケースもありますし、契約時期によっては日割り計算で割引するケースもあるため、計算は煩雑です。

また支払いが数か月ごと、半年ごと、一年ごとなど個別に設定できる場合はより、作業内容が細分化されるでしょう。顧客が契約プランをアップグレードさせたり、サービスの休止を行ったりした場合にも、個別の対応が必要です。サービスの内容を充実させたり、顧客が増えていったりするにしたがってこのような作業量は増加します。そうした作業を人力ですべて行うことも可能ですが、何人ものスタッフが必要です。あまり現実的な方法ではありません。そうした問題は、サブスクリプション管理システムの導入で解決されます。管理システムの導入により、業務が効率化するでしょう。顧客情報管理や在庫管理、決済関連の業務をシステムが一挙に担ってくれるためです。

サブスクリプションのビジネスに活用できる管理システムの機能

サブスクリプションのビジネスで役立つ管理システムの機能についてご紹介していきます。

顧客情報の一元管理

サブスクリプションのビジネスで有効活用できる管理システムには、顧客情報を一元管理できる機能があります。サブスクリプション事業を運営する際には、複数のシステムを組み合わせて利用するケースが多いです。たとえば、顧客情報を管理するCRMツールやERP（財務・人事・経理などの統合基幹業務システム）、マーケティングツールなどのいくつかのシステムを組みわせて使います。いずれのシステムもサブスクリプション事業において不可欠なものです。ただ、これらが独立している場合にはデータを十分に活かしきれませんし、場合によってはシステム間で共有されていない部分が出てきてしまうでしょう。個別で管理している場合には、データ間で齟齬が出ていたとしても、確認が遅れてしまうケースもあります。さらに、逐一データを照合していると迅速な対応が取れないため、適切なタイミングで適切なサービスを提供できないこともあるでしょう。

そうならないためにも顧客情報の一元化は必須です。サブスクリプションのシステムはサブスクリプション事業に関係するデータを連携させ、リアルタイムで一元的に管理する機能が備わっています。顧客の利用状況や利用のライフサイクル（契約や解約、休止のサイクル）や決済状況などが一元化されることで、リセラー（事業者）側も情報発信もしやすくなるでしょう。さらにアップグレードの案内やプロモーション活動など、顧客にサービスをアピールする活動もまた、効率化されます。

決済手段の連携・管理

サブスクリプションサービスで活用する管理システムには、決済情報を連携したりデータを管理したりする機能があります。サブスクリプションでは継続的に課金をしていくため、繰り返し支払いやすい決済手段を利用することが多いです。決済方法としては、クレジットカード決済やキャリア決済、口座振替やコンビニ決済などの方法が考えられます。このような多様な決済手段に対しても柔軟に対応可能です。どのような支払い方法であっても、支払日や入金実績などの情報を管理できます。

また、決済代行サービスと管理システムのどちらも提供している会社のシステムであれば、決済データを自動で連携する機能が備わっていることもあります。バーチャル口座のシステムを活用し、指定口座に振り込まれた入金データを定期的に取得し、自動的に消し込むシステムです。振込名義人や口座番号、金額などのポイントで一致した請求書を自動的に消し込んでくれるシステムのため、経理業務の工程を省きたい場合には、有効利用できるでしょう。

請求のデジタル化

サブスクリプションビジネスで活用できる管理システムには、請求書をデジタル化する機能があります。サブスクリプションビジネスでは、その性質上継続的に顧客に請求を行うことが基本です。一般的にはその都度請求書を作成し発行する必要があります。管理システムをデジタル化する機能を利用すれば、請求に関する資料の作成や送付をオンライン上で行うことができます。システム上であらかじめ請求書の内容や発行日を設定しておけば、決まったタイミングでの自動処理が可能です。

サブスクリプション事業で管理システムを活用するメリット

ではサブスクリプション事業で管理システムを導入して利用することには、どんなメリットがあるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。

体制の早期構築

管理システムを使えば、サブスクリプションビジネスの体制を早いうちから構築することが可能です。サブスクリプションビジネスの管理システムでは、サブスクリプション事業の運営に必要な機能が標準で備わっています。そのためサービスを提供するための体制が早いうちから構築しやすいのです。ノウハウのないうちから運営に必要なシステムを独自開発していけば、手間もお金もかかります。管理システムを導入することで、そうした問題は解決されるでしょう。

たとえば、サービスを運営していく際に必須となるプログラミングや契約管理、請求・回収などの機能が備わっているケースがほとんどのため、独自に機能を構築する手間がかかりません。また、仕訳機能や売上計上などの経理関係の機能も搭載されており、会社で別の会計システムを使用している場合であっても、連携が可能な仕様になっていることもあります。管理システムにはレポート・分析といった機能も標準装備されていることがあるため、PDCAサイクルを早期に回すことが可能です。

業務の効率化

サブスクリプションビジネスではサービスの提供にあたって、経理や会計などのバックオフィス業務が多岐にわたって発生する特徴があります。サブスクリプションビジネスにおいては、一時的な商品の販売が目的ではなく、契約をスタートとして継続的に顧客と長期間関係を築いていくことが基本です。そのため持続的に購入の際に契約・解約の手続きが発生します。さらに、月々の請求や回収業務も毎月行うことになるでしょう。

そうしたことから、契約件数が増えるにしたがって、必然的に契約管理や請求業務に時間を費やすことが増えます。処理件数が増えれば当然ミスが発生するリスクも出てくるでしょう。また、社内の既存のシステムにそれぞれで管理していると手間がかかりますし、リアルタイム感がなくなります。結果として対応に遅れて機会を逸してしまうこともあるでしょう。管理システムを導入すれば契約管理や請求、回収や決済データ管理などの事務作業を自動化できます。大幅な業務効率化が可能です。

売上を向上

管理システムを利用すれば売上アップを期待できます。サブスクリプションビジネスにおいては、リアルタイムで迅速に対応することが大切です。顧客のニーズを的確に把握し、適切なタイミングで適切な提案をする必要があります。リアルタイムに顧客情報を把握し、分析するためには、顧客のライフサイクルの管理が必要不可欠です。管理システムには顧客の購買データなどを分析したり、レポートを作成したりする機能が備わっています。

たとえば、A/Bテストやセグメント分析、各種レポートなどさまざまな分析が可能です。顧客の傾向を把握することで、収益を最大化するための施策に迅速に取り組みやすいでしょう。また本来個々にあったシステムの情報を連携して一元管理できることで、顧客データの分析業務が効率化されます。よりきめ細かく付加価値の高い発見もできるようになるでしょう。結果として顧客の満足度の向上にもつながります。新規契約の増加や契約内容のアップグレード、解約率の減少そして収益アップも期待できるでしょう。

サブスクリプション事業に導入する管理システムの選び方とは？

サブスクリプション事業に管理システムを導入する際には、どのようなものを選べばいいのでしょうか？サブスクリプション用の管理システムと一口にいっても、多種多様です。継続課金に特化したものや、顧客関係管理（CRM）や営業支援システム（SFA）などの社内のシステムなどと連携可能なタイプなどがあるため、必要とする機能によって選ぶことができます。また、管理システムを選ぶ際には、単に機能の充実度合いや価格などから選ぶのではなく、自社にある既存のシステムとの相性を考えながら最適なものを選ぶことが大切です。

サブスクリプション用の管理システムでは、継続課金や決済関連の機能が充実しているかどうかも、注目しておきたいポイントです。会社によっては、管理システムと決済代行サービスとをあわせて提供している場合があります。そうした場合には、決済情報の連携や請求関連業務の自動化機能が備わっていることも多いため、業務効率化に大きく貢献してくれるでしょう。

管理システムと決済代行を同時に行えるものとしては、決済代行会社でもあるROBOT PAYMENT社が提供している「サブスクペイ Professional」などがあげられます。「サブスクペイ Professional」は、サブスクリプション事業に特化した顧客管理・自動課金クラウドで、以下のような特長があります。

・ノーコードでWebサイトや会員ページを作成、SEO対策も可能
・契約内容や購買傾向、利用状況のトレンドなど、顧客情報や行動履歴を自動収集
・クレジットカード決済、口座振替、コンビニ払い等、サブスクリプション事業に必要となる決済手段に対応
・顧客に合わせて複雑な課金モデルを設計、課金予約もでき、毎月の決済処理を完全自動化
・顧客情報や行動履歴、決済状況、さらには外部データ取り込み機能により、リアルタイム分析

「サブスクペイ Professional」を導入するだけで、顧客管理と決済処理をひとつのクラウドに集約することができ、間接コストが抑えられ、生産的な業務に集中する時間を創出。解約防止や単価アップを促進し、事業成長に貢献します。

まとめ

サブスクリプションビジネスの管理システムでは、顧客情報の一元管理や決済手段の連携や管理、請求の自動化などを行います。導入すれば、業務効率化や売上のアップが期待できるでしょう。サブスクリプション事業の運営では管理システムの活用が有効です。

【監修】藤田 豪人　株式会社ROBOT PAYMENT 執行役員

2019年当社に入社、執行役員に就任。
当社に入社以前は株式会社カオナビにてコーポレート本部長、複数の情報IT企業にてCMOなどを歴任。
現在は、当社のフィナンシャルクラウド事業及びマーケティング全般を統括。