経理代行とはどういったサービス？対象の業務やメリットを解説

企業が避けて通れない付帯業務の1つに経理があります。事業を軌道に乗せて継続的に利益を出すには、毎月の支出・収入をしっかりと管理していく必要があります。しかし、個人事業主や中小企業の場合は、経理担当者の採用が困難で経理業務を行える人がいない、あるいはそもそも経理業務まで手が回らないということもあるでしょう。

経理業務の問題を抱えている方にとって助けになる選択肢の1つが、経理代行サービスの利用です。日々の事務処理を行っていくうえでボトルネックになっている部分を外部に委託することで、事務効率の向上とコスト削減が期待できます。この記事では経理代行の概要とメリット、経理代行を利用する際の注意点を解説すると共に、経理業務の効率化を実現できる「請求管理ロボ」をご紹介します。

経理代行について

ここでは、経理代行について、経理の仕事とは何か、経理代行とは何かについて解説します。

経理の仕事とは

経理の仕事には「日常業務」「月次業務」「年次業務」の3つのサイクルがあります。

「日常業務」としては、日々の取引の記帳や現金出納の管理、経費の精算、伝票整理などが挙げられます。「月次業務」としては、給与や社会保険料の計算や月次決算書の作成、請求・支払い業務などがあり、「年次業務」としては、決算整理や年次決算書の作成、税務申告、年末調整などがあります。

なかでも重要なのは決算書の作成です。決算書はその一年の会社の成績表ともいえるものであり、それをもとに今後の経営についての判断がされるためです。

このように、毎日の取引をコツコツと記録することから決算書の作成まで、会社全体のお金の流れを数値化して記録し、管理するのが経理の仕事なのです。

経理代行とは

経理代行とは、日常の業務のなかから、経理の業務を専門に請け負ってくれる外部委託サービスです。経理業務を行うにはある程度の専門知識が必要ですが、専門性の高い人材を採用したり、経理のできる社員を育てたりするには時間と費用がかかります。

また、企業によっては経理が本業ではない従業員や経営者本人が経理業務を行っているケースがあります。その場合、本人の負担は大きく、専門ではないためミスにつながってしまうこともあるでしょう。

経理代行サービスは、煩雑な経理業務の一部または全てを請け負ってくれて、自社の状況に合わせてどの業務を委託するかを選ぶこともできます。業務は経理のプロが行うため、自社で行うよりも早くて正確な仕事が期待できます。

経理代行に含まれる主な業務

ここでは、依頼できる業務について解説します。

記帳業務

記帳業務は、日々の取引を帳簿に付けて仕訳処理や記帳処理をする業務で、経理業務のなかでも基本的なものです。日々発生する伝票の処理や入金の処理を、複式簿記を用いて数値化する仕訳作業と仕訳した結果を集計する記帳作業がこれにあたります。

具体的には、預貯金出納帳の記帳、現金出納帳の記帳、売上と仕入れの計上、給与の仕訳、領収書や請求書の綴り込みと管理などの業務です。

仕訳と記帳をもとに決算書を作成して税金の申告をすることになりますが、仕訳と記帳に間違いがあると決算書の数値に正しく反映されず、決算書をもとにした税金の申告も間違ったものになってしまいます。納税額が変わってくることがあるため、経理は日々の業務を正確に処理していくことが求められます。

一方、経理代行サービスを利用すれば請求書、領収書、通帳のコピーなどを預けるだけで仕訳と記帳を行ってくれて、煩雑な作業を代行してもらって正しい決算書を作成することに集中できます。

決算・申告業務

決算・申告業務は、決算仕訳の入力、決算書・税務申告書などを作成する業務です。記帳代行と同様に請求書、領収書、通帳のコピーなどを預ければ1年分の記帳、決算報告書作成、勘定科目明細書、税務申告書作成、法人税・消費税納税申告まで代行してもらえます。

これらは通常は時間のかかる作業ですが、何とか締め切りに間に合わせたい、決算や申告が遅れることでトラブルが発生するのは避けたいといったケースに対応して、短納期で決算・申告業務を行ってくれるサービスを提供している経理代行サービス会社もあります。電話やメールでやり取りをして、一度も顔を合わせずに依頼することも可能です。

なお、税務申告は税理士法人もしくは税理士事務所でなければ代行できないと法律で定められています。会計士や税理士などの専門家に任せることで納税額をできるだけ抑えたり、融資の審査に有効な決算書を準備したり、税務調査をされても何ら問題にならない決算にしたりすることができます。

給与計算

給与計算は、従業員の毎月の給与額を計算する業務です。従業員が多ければ多いほど業務は膨大になりますが、給与の計算の間違いは従業員の会社に対する信頼や仕事へのモチベーションに関わることであり、ミスは許されません。

また、給与計算業務の内容は多岐に渡ります。例えば、源泉所得税の計算や社会保険・雇用保険の届出業務、労働保険の適用管理、住民税の特別徴収管理業務など、労務管理の知識も必要となるのです。

経理代行では、従業員の入退社や扶養家族の有無などの情報と、当月の就業状況、会社の就業規則などの資料を提出することで、給与計算業務を一括して正確に行ってくれます。

年末調整業務

年末調整とは、1年間の所得が確定してから源泉徴収された所得税と実際に納めなければならない所得税の差額を計算し、還付・徴収する手続きのことです。この手続きは賞与や残業代などが確定する11～12月にかけて行われます。

また、このとき、住宅ローンや生命保険料など本来税金がかからない分の控除額を含めて計算したり、扶養家族の人数が変わったりすればその変更も含めての計算を行わなければなりません。忙しい年末に、さらに煩雑な業務が加わることになるのです。

しかし、この業務も経理代行に委託することができます。ただし、年末調整の業務は税理士だけが行うことができるため、税理士のいる代行業者に委託する必要があります。

売掛金・買掛金管理

多くの企業では、掛取引が行われています。売掛金・買掛金は、債権・債務に関わるため、厳重な管理が必要です。また、売掛金には時効があるため、きちんと管理していないと回収できなくなってしまう場合があります。

一方、買掛金は、いつまでも放っておくと支払わないものとみなされ、収益として税務調査などで指摘されてしまう可能性があります。売掛金・買掛金の管理にまで手が回っていない場合、経理代行に管理を任せておけば思わぬトラブルを回避することができます。

経理代行に委託できない業務もある

経理代行サービスは日々高度化・多様化していますが、委託できるのは基本的に経験が浅くても遂行できるルーチンワークや、自社の中核業務に対する理解が浅くても完結できる業務などです。

委託できない業務としては、資産運用・資金調達・予算管理などの財務関連の業務、現金管理、企画創出・立案、コア業務、常駐での業務請負などです。例えば経理担当者が日常的に行う振込業務などは、基本的にサービス対象に含まれません。
また、税・保険・金融・法などの知識に関してバックアップを得られることもありますが、最終的な判断を下すのは自社です。

経理代行サービス会社によって対応可能な内容や範囲は異なります。自社の経理業務を把握したうえで委託する業務を想定したら、対応してもらえるかどうかを事前に確認することが大切です。

経理代行のメリット

ここまで、経理代行について、委託できる業務内容などについてご紹介しました。

経理代行に業務委託することによって何が変わるのでしょうか。ここからは、経理代行に業務委託することによって得られるメリットをご紹介します。

本業に集中できる

これまで述べてきたように、経理業務にはさまざまな内容があり、業務量も非常に多いです。また、専門性を求められる業務も多くあります。

しかし、経理部門を持つ企業は比較的規模の大きな企業であり、中小企業や個人事業では、少ない人員でさまざまな業務を兼務しなければならない場合が多いでしょう。専門知識や経験を持たない人が経理業務を行うには、多くの時間と精神的な負担がかかります。

そのような経理業務を専門家である経理代行サービスに委託することにより、従業員は本来自分がやるべき業務に集中することができます。従業員のモチベーションアップが期待できるほかにも、企業の生産性アップにもつながります。

人件費を削減できる

経理担当者を雇用する場合、人件費というコストがかかります。人件費は、募集、選考などの採用までにかかる費用や雇用している間の給与の支払いという金銭面の負担だけではありません。企業側には、人事労務管理や適正な福利厚生を提供すること、適正な休暇を与えることなどの義務が生じ、雇用人数が増えるほど管理面の負担も増えるのです。

また、社員教育で経理のできる人材を育てる場合にも、時間とお金がかかります。年間で計算すれば、数百万円という単位でコストがかかります。

一方、経理代行サービスに委託した場合、委託した業務の範囲や企業の規模にもよりますが、年間数十万で済む場合もあります。人材管理に手間やコストをかけたくないという場合は、経理代行サービスを利用すると良いでしょう。

正しい経営判断ができる

経理代行業者は、専門知識や経験が豊富な経理のプロであり、税理士や会計士などが経理代行を行っている場合もあります。こうしたプロに経理業務を任せることによって、早くて正確な経理を実現することができます。

また、頻繁に行われる法改正に対しても、すばやく対応してもらえます。経営者は経営状況をスピーディかつ正確に把握可能となり、適切な経営判断をすることができます。また、代行サービスによっては、経理のプロから見て最適な経営判断をアドバイスしてもらえることも、メリットの1つです。

業務の停滞リスクを抑えられる

アンケートメディアであるPRO-Qの調査によると、経理の現場で課題となっているのは、業務の属人化が最も多く、次いで専門知識の習熟、人手不足となっています。調査結果からは、多くの企業で経理の業務が属人化してブラックボックスとなっている現状がうかがえるでしょう。そのような状況下では、経理担当者が病欠したり退職したりすると業務が停滞するリスクが存在し続けます。

経理代行サービスを活用すれば、複数のスタッフが作業プロセスを共有しながら業務を進めるため、業務が停滞するリスクを抑えられます。万が一の時にも遅滞なく経理業務を回せるようになるでしょう。

経理代行を利用する際の注意点

経理代行を利用することで多くのメリットが得られますが、一方でデメリットも存在します。ここでは、経理代行を利用する際の注意点を、デメリットも含めてご紹介します。

経理担当者が育たない

経理業務を外部の代行サービスに委託すると、社内で経理業務に携わる機会が減ることで経理業務の知識やノウハウが蓄積できなくなり、人材を育成できなくなってしまうので注意しましょう。

社内に経理部門がある企業では、経理のノウハウが後進にも伝えられ、蓄積されていきます。そのため、担当者が変わる場合でも引継ぎがスムーズに行えます。
しかし、経理代行に業務を委託している場合は、社内に経理のノウハウが蓄えられることはなく、経理担当者のスキルが育ちません。社員に経理のスキルを身に付けさせるためには、経理の専門職を雇用して後進を育てていくか、社員教育を行う必要があります。

機密情報流出の危険性

経理代行サービスに業務を委託するということは、請求書、会計帳簿、取引先情報などの機密情報を外部に持ち出すことを意味します。郵送やメール送信時に送付先を間違えたり、委託先で紛失したりすれば、予期せぬ情報漏洩が起こる恐れがあることは十分に認識しておくべきリスクです。

また、近年の経理代行サービスではクラウド型のシステムを用いていることが多く、外部からの不正アクセスによって情報漏洩が起きる可能性も無視できません。

社内のコンプライアンスリスクを見直すと共に経理代行会社と機密法事契約を締結し、情報管理とセキュリティ対策についてどのような体制が整えられているかを確認することが大切です。

業務委託費用がかかる

経理代行サービスは外部へ委託するものであるため、委託のための費用が別途かかります。経理担当者を雇って社内で経理業務を処理するのに比べた場合、人件費や労務費のコストを考えれば相対的には安価と考えられますが、一定のコストが発生するのは事実です。そして、代行を依頼する業務範囲が広ければその分費用も嵩みます。

経理業務全般を委託すると、場合によっては派遣社員を1人雇うよりも高額になるかもしれません。そのため、まずは依頼したい業務内容に応じた見積額を提示してもらい、想定を超えるようであれば社内と社外でそれぞれ取り組む範囲を再検討するようにしましょう。

経理業務の効率化は「請求まるなげロボ」にお任せ！

経理代行のご利用を検討中であれば、「請求まるなげロボ」の活用をご検討ください。

「請求まるなげロボ」は、BtoB・企業間で取引されている企業様が対象の請求代行サービスです。 与信審査から、請求書の発行や送付、集金、消込、督促を代行することで請求業務というルーチンワークの負担から企業を解放します。一般的に請求業務にかかるとされる、与信審査の25時間、請求書発行の14.4時間、請求書送付の7.4時間、入金消込の18.8時間、債権管理の10.8時間の計76.4時間をゼロにし、経理業務の効率化とコスト削減を達成できます。

また、システム利用については、与信審査を通過した請求はもちろん、与信審査に落ちた請求についても、同じ1つのプラットフォームで請求管理が行えます。同じフォーマットでの請求書発行や、クレジットカード決済など複数の決済手段も利用可能です（決済のご利用はオプションとなります）。 加えて、入金情報についても、ダッシュボードで取引先の滞納・未収金状況をリアルタイムで確認できます。メール開封履歴・入金履歴など各取引先の状況についても確認ができ、社内での情報共有もスムーズです。

これまで弊社は、決済代行業として20年以上にわたり、事業を行ってまいりました。その実績に基づき、弊社審査において適格債権と判断され、かつ与信通過した債権については、入金遅延・貸し倒れが起きた場合にも、売掛金を100％保証しております。 請求業務にお悩みの企業のご担当者様は、企業間決済・代金回収のプロである株式会社ROBOT PAYMENTの「請求まるなげロボ」までお気軽にご相談ください。