利益を生む経理になる ～ステップ1 ルーチンワークを一日一善～

経理の仕事は、ルーチンワークの宝庫です。日々の仕訳に始まり、気がついたら１日がルーチンワークで終わったなんてこともありませんか。その時に「時間の無駄だなぁ」「慣れちゃってつまらないなぁ」と違和感を感じたら、それは改善の大きなチャンスです！！
特別なことをしたり大掛かりなプロジェクトをする必要はありません・毎日のちょっとした工夫の積み重ねが大切です。

1.あらためて、そのルーチンワークの目的を見つめなおす

日々の作業に慣れすぎると、そもそもなぜこの作業をしているのか、という目的を気にしなくなります。「やることになっているから」「こういう手順でやるように引き継ぎを受けたから」という理由だけでやっている業務、心当たりのある方も多いはずです。気持ちをまっさらにして、当たり前になっている業務に疑いの目を持つ癖をつけましょう。目的を見直すと、実は昔の名残で誰も見ていない社内書類を毎月お決まりで作っていた、なんて悲しいような嬉しいような発見まであるかもしれません。

2.目的に間違いなくたどり着ける最短経路を見つける

目的がはっきりしたら、ルーチン業務の一つ一つの作業を目的と照らし合わせましょう。
その作業は、ゴールに向かうのに本当に最適な方法でしょうか。
下記のチェックポイントを使って、チェックしてみましょう。

(1)ルーチン周期の見直し

　→毎日ではなくやっているけれど、毎週・毎月の単位で行ってもまとめたやっても問題ない仕事ではありませんか・はありませんか。
　→たとえば１日数件ずつの仕訳なら、日次集計していない限りは一週間分まとめて切った方が効率も良いでしょう。

(2)ファイルやの捜索時間

　→書類、PC内のデータ、備品は、ルーチン業務ごとにまとめておきましょう。。
　→エクセルファイルは、ルーチン業務ごとに一つのブックにまとめるなど工夫してみましょう。

(3)業務工程の洗い出し

　→毎回手間取ってしまう工程はありませんか。作業の工夫ができないか、そもそもやらなくてもいい作業ではないか、楽する方法をひねり出してみましょう！

(4)業務を行う順番やタイミング

　→順序を入れ替えることによって効率的に行うことが出来る業務はありませんか？また、急ぎではない仕事について、期限を早めに設定していませんか？

3.新しいルーチンが増えたら、マニュアルを作成してみる

自分で工夫して作り上げた新しいルーチンワーク。しかし、そこで満足しはいけません。ルーチン業務で陥りがちなのが、担当者にしかやり方がわからない、という現象です。人事異動や新人の受け入れ予定がなくても、いつでも誰でもできる状態を作っておきましょう。
また業務を字や図に起こし可視化すると、さらなる改善点や工程の過不足や、ミスを起こしやすそうな箇所の発見にもつながります。後日の見直しや、別担当者が確認したいときにも役立ちます。

小さなことからコツコツ、が大切です

人とのやりとりが１回減る、書類の探しものをする時間が一分短くなる、PC操作がワンクリック少なくなる、そういった小さなことでかまいません。小さな改善が積み重なって、大きな効果を生み出します！
改善で浮いた時間を使って他の業務をやれるようになることはもちろん、常に改善の意識を持つことは経理以外の業務を見る目にも役立っていくに違いありません。

経理
カワムラ