経理業務の自動化は可能？注意点やシステム選定のポイントを詳しく解説

経理担当者の負担軽減や業務効率化を図るために、経理業務の自動化を検討している事業主の方は多くいらっしゃるのではないでしょうか。経理業務を自動化するためには、まずは業務の特性や自動化できる業務、できない業務を把握する必要があります。

この記事では、経理業務の現状と課題から、自動化する際の注意点、メリット・デメリット、おすすめのシステムまで詳しくご紹介します。

経理業務の現状と課題

経理業務は専門知識が必要なことから属人化しやすく、人手不足のなか、煩雑かつ膨大な業務量をこなさなければならないという問題点があります。押印のためだけに出社しなければならないケースもあり、テレワークの導入も対応しきれていません。これらの問題解決のカギとなるのがICTです。以下、詳しく説明しましょう。

経理業務の特性とICTによる自動化

ICTとは、「Information and Communication Technology」の略で、「情報通信技術」を意味します。コンピュータをネットワークにつなぎ、情報や知識を共有するといったことを含めた幅広い言葉で、通信技術を利用した産業やサービスなどの総称です。

ICTはその特性から、経理業務における請求書の作成・発行や入力、転記などの定型業務と相性が良いといえます。ICTによって定型業務を自動化することで、経理担当者の負担軽減や業務効率化を図れるだけでなく、正確性の向上も期待できるでしょう。

自動化できること、できないこと

伝票入力や請求書作成、経費処理などの定型業務は自動化可能です。システムによっては、これらの業務内容を一度ICTに取り込めば、2回目以降は自動で処理してくれるものもあります。

はじめの取り込む作業は手間がかかりますが、それ以降は業務が簡略化するため、属人化の解消も望めるでしょう。必要な情報を入力さえすれば、あとはシステムが自動化してくれるため、特定の担当者以外でも対応が可能となります。そのためにも、システムの使い方やルールなどは社内で共有を徹底しておくことがポイントです。

一方、運用管理やオペレーション、そのほかイレギュラーな業務は自動化できません。人の介在が必要な業務まで自動化しようとすると、かえって非効率になるケースもあるため注意しましょう。

自動化で経理業務はどう変わるか

近年、経理業務を自動化する企業は増加傾向にあります。ペーパーレス化の促進も相まって、経理業務における自動化は今後も進むでしょう。

定型業務の自動化が進めば、経理職の主な仕事はオペレーションの管理や、そのほかのコア業務に移行する可能性も考えられます。IT化の進化に伴い、経理に関する知識に加えて、高度なIT知識も求められるようになるかもしれません。

経理業務の自動化における注意すべきポイント

経理業務を適切に自動化するためには、2つのポイントに注意する必要があります。ここでは、それぞれのポイントについて解説します。

業務の可視化とゴールの設定

業務の可視化とは、いつ・誰が・どこで・どのような方法で業務を進めているかを、目に見える形で把握することです。まずは自社の経理業務を可視化し、属人化している業務や時間がかかっている業務を洗い出しましょう。抱えている課題や定型業務が明らかになったら、優先順位の高いものから自動化を進めます。

また、「〇%の業務削減」「属人化の解消」「どこまで自動化するか」など、経理業務を自動化する目的も明確化しておきましょう。自動化したい範囲や目的によって導入すべきICTが異なるため、結果を出す意味でもゴール設定は不可欠です。

導入後の運用

ICTは導入したら終わりではありません。運用しながら定期的に効果検証を行い、改善を続けていく必要があります。なお、ICTの多くはプログラミングの知識がなくても設定可能です。社内にプログラマーやICTの知見がある人がいなくても、導入できるでしょう。

しかし、ICTに問題が起きた際には高度な知識が求められる場合もあります。社内にリソースがないときは、適切に運用を行うためにも、手厚いサポート体制の整ったシステムを選ぶことが大切です。ICTの運用においても属人化を防ぐために、特定の担当者以外も対応できるようにしておきましょう。

経理業務の自動化・メリットとデメリット

ICTの導入には多くのメリットがある一方、デメリットも存在します。導入後に後悔することがないように、メリットだけでなくデメリットも把握して備えておきましょう。

メリット

ICTを用いて、経理業務を効率化する具体的なメリットは以下のとおりです。

● 高いコストパフォーマンス
経理は月末に作業が集中する傾向にあります。しかしICTを用いれば、繁忙期に発生する膨大な作業を自動化でき、残業時間の削減が可能です。残業が減ることで結果として残業代も抑えられるため、高いコストパフォーマンスが期待できるでしょう。

● 正確な作業
手作業で行う経理業務は、入力ミスや集計ミスなど、さまざまな人的ミスが起こりがちです。入力作業をICTで自動化できれば、請求漏れや二重請求といった重大なミスの防止に役立てられます。人的ミスが減ることにより、それに伴って発生していた修正作業の時間も削減できるでしょう。

● 労働環境の改善
昨今では、労働人口の減少や経理分野の求人倍率上昇により、経理の人材不足が深刻化しています。また、人材不足による経理担当者の負担は増加傾向にあり、改善されない状況が続く場合は離職につながるなど、負のループに陥ることも珍しくありません。

しかしICTを用いれば、経理担当者の業務過多を改善させることも可能です。アナログな業務を自動化することで担当者の負担が減り、長時間労働も軽減できることから、労働環境の改善も図れるでしょう。

● より重要な業務に集中できる
定型業務を自動化することで、経理担当者はコア業務に集中できます。例えば、経営分析や予実管理、財務戦略の立案など、より付加価値の高い業務に時間を使えます。定型業務に使っていた時間を他の業務に使うことで、より幅の広い業務に取り組めるようになり、結果として企業全体の利益にもつながるのです。

● 経営判断の迅速化
ICTを用いれば、最新のデータはいつでも・どこでも共有可能です。また、自動化によって作業時間が削減されることで各月の試算表が早く出せるようになり、よりリアルタイムで経営成績のチェックができるようになります。情報共有や集計にかかる時間が短縮されれば、より迅速な意思決定までできるようになるでしょう。

デメリット

経理業務を自動化するがゆえのデメリットもいくつ存在します。各デメリットを把握して事前に対策を講じておきましょう。

● 業務停止のリスク
ICTはITシステムのため、システム障害やバグが発生した場合にすべての業務がストップする恐れがあります。また、システム問題以外にも、自然災害や停電が起きてデータを損失してしまうリスクも考えられるでしょう。業務停止やデータの損失は事業継続にかかわるため、あらゆるリスクを想定して対策を講じておかなければなりません。

まずはICTを導入する前に、障害やエラーが起きた際のサポート体制について、システム会社に確認しておきましょう。また、万が一に備えてデータはバックアップをとっておくと良いでしょう。

● 情報漏えいのリスク
ICT化するとデータはシステム上に保管されますが、ネットワークにつながったICTは、不正アクセスされる恐れがあります。

ほかにも、システムへのウイルス侵入や誤操作による情報漏えいなどのリスクもあるでしょう。万が一情報漏えいした場合には、企業の信頼は失墜し、回復に多大な労力と時間を要することになるため、情報漏えいは絶対に避けたいトラブルです。

企業は常にアップデートを行い最新の状態を維持し、IDやパスワードなどを暗号化するなど、情報セキュリティの対策を入念に行いましょう。アクセス権限の設定やデータログの監視なども行い、万全な状態にしておくことが重要です。

● システム導入のコスト
システムの導入にはコストが発生するというのもデメリットの1つです。

機能やサポートを充実させる場合は、有料のオプションを追加する必要性があるものも多く、その分コストも高くなります。また、せっかくコストをかけても、うまく活用できなければ費用対効果が得られない可能性もあるでしょう。そういった懸念から、新しいシステムの導入に一歩を踏み出せない方もいます。

しかし自動化するツールを導入する際は、コストや労力が必ず発生するものです。新しいことへの挑戦は、多少なりとも必ずリスクを伴うという点については理解しておきましょう。

なお、ICTツールにはクラウド型とインストール型があり、クラウド型であれば初期費用は低く抑えられます。自動化したい業務とコストとのバランスを考慮し、複数のツールを比較検討しましょう。

● 間違った作業を続けるリスク
ICTツールは、入力した情報を正確に繰り返すため、誤った情報が入力されると、大量の業務が自動的に誤って処理される可能性があります。そのため、情報を入力する際は注意深く行い、定期的に見直して情報の正確性を確認しましょう。

また、初めて自動化する作業については、合間に人のチェックを挟むのがおすすめです。最初は手間がかかるかもしれませんが、後に大量の修正が必要になるよりかは初期段階で問題を防ぐ方が効率的でしょう。

● システムを使いこなすにはITリテラシーが必要
経理担当者のITリテラシーが低かったり、担当者間で格差が存在したりすると、せっかくのICTツールを使いこなせずに持て余す恐れがあります。システムにすぐに順応する方もいれば、PCやタブレットによる操作が苦手でうまく扱えない方もいます。そもそもICTに抵抗を感じてしまう方もいるかもしれません。

導入後は、継続的にICTツールを使い業務を進める必要があるため、企業は学習の機会を設けるなどしてITリテラシーを高める教育を行いましょう。サポートが充実しているツールであれば、必要に応じて活用するのもおすすめです。

ツール・システム選定のポイント

現在は多種多様なICTツールが展開されているため、どれを選べば良いか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。ツール選びの際は、4つのポイントを抑えることが重要となります。以下、それぞれのポイントについて解説します。

機能

業務の可視化とゴール設定を行い、自動化したい業務に応じて必要な機能を選びます。複数の定型業務を自動化する場合や、ルールが煩雑な業務を自動化する場合は、高度な機能を要するでしょう。一方、自動化したい業務が少ない場合は、最低限の機能が備わっているツールを選べば問題ありません。

ちなみにツールの使い勝手の良さも、選ぶうえで重要な要素です。社員の誰もが直感的に操作できるものでなければ、継続的な運用や属人化の解消はできません。自社の自動化したい定型業務に適した機能を備えた、使いやすいツールを選びましょう。

コスト

継続的に運用するためにはコスト面も重要なポイントです。なお、前述のようにクラウド型のICツールであれば初期費用を抑えられますので、選択肢の1つとして検討してみるのも良いでしょう。複数のツールで見積もりを取り、比較検討して決めるのも手です。

また、経理担当者の負担や業務量を考慮して、機能とコスト、どちらを優先すべきか慎重に判断する必要があります。コスト面だけを重視して機能面が不足していれば、十分な業務効率化は図れません。複数のツールを試し、機能面・コスト面のバランスが取れた、自社の理想に合うものを選ぶようにしましょう。

サポート体制

適切にICTツールを運用するためには、サポート体制の充実度も大切です。「専任担当がいるか」「機能だけでなく運用における不明点もサポートしてくれるのか」「電話対応の受付時間」などを確認しておきましょう。

そのほか、サポートしてほしいことがあれば、事前に提供会社に聞いておく必要があります。導入後も困ったことがあれば、すぐに相談できる体制はもちろん、担当者やスタッフの対応の仕方も把握しておきたいところです。

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