Excelや会計ソフトで会計帳簿をつけるメリットやデメリットとは？

取引を記録し、利益を管理する帳簿。会社によって会計帳簿の記録方法は異なりますが、会計ソフトやExcelでつけるとしたら、どちらがよいのでしょうか。それぞれのメリットデメリットを比較してみましょう。

そもそも会計帳簿はなぜ必要なの？

会社を経営していくうえで、管理し保護してくれる法律が会社法です。会社法で株式会社は適時に正確な会計帳簿を作成しなければならないと規定していますので、帳簿がないということは会社法違反になってしまいます。

会社の会計帳簿が必要な理由は、最終的に決算書を作るためのもので、事業主のみならず債権者や株主のために、また税金の申告のための基礎である「公正妥当な会計処理基準に従った」会計帳簿が決算書作成の材料として必要なのです。

会計帳簿を作らず、いきなり決算書を作成することは不可能に近いです。決算の報告や申告納税は、会社を運営していくうえで必要な手続きですので、これらの諸々の理由から会計帳簿は必要だといえるでしょう。

Excelのメリットとデメリット

Excelを使って会計帳簿を作成し、運用している企業も多いのではないでしょうか。Excelを使うメリットとしては、会計ソフトのような初期設定の手間がないこと、互換性が高く引継ぎも容易、カスタマイズもしやすいことが大きな特長です。ネットバンクの取引履歴など、CSV形式でのダウンロードができれば、Excelにインポートして会計帳簿として調整できますし、グラフを作成する場合も会計帳簿の数字を活用できます。

デメリットとしては、決算書など報告書形式の表作成を自分で作成しなければならないこと、消費税を税抜き計算したい場合の消費税の設定や、集計がネックになることではないでしょうか。減価償却なども会計帳簿とは別にシートを作成して計算しなければならず、ある程度Excelの操作知識や会計知識がないと、オリジナルの会計帳簿を作成運用していくにはリスクがあります。

会計ソフトのメリットとデメリット

それでは、会計ソフトはどうでしょうか。会計ソフトのメリットは、使い方に慣れてしまえば、伝票形式の印刷もできますし、随時試算表形式や決算書作成が簡単にできてしまうので、独自のフォーマットを考える必要がないことです。継続的に入力がなされていれば、適時に会計帳簿の提出が可能です。

消費税の申告まで対応しているソフトが多く、簡単な給与明細の発行機能が付いているソフトもあり、一通りの事務処理がこれで完結できるので、担当者としては嬉しいですね。

しかし、パソコンにインストールする必要があるので、パソコンを買い替えるたびに、過去のバージョンから現在まで、すべてインストールしなければならず、そこに煩わしさを感じる人もいるかもしれません。また、ソフトのバージョンが合わないと、それまでの帳簿が見られなくなるという互換性の悪さもデメリットのひとつです。